5 legjobb IT dokumentációs eszköz

5 legjobb IT dokumentációs eszköz


Az informatikai dokumentáció pénzbe hozza a létrehozást, de a legtöbb vállalat azonnal elveszíti dokumentációját, mihelyt megvásárolják vagy létrehozják. A dokumentáció kezelésének leggyakoribb módja az, hogy kinyomtatja és kötőanyagokba helyezi a figyelmen kívül hagyott polcok sorain. Van egy jobb út.

Ezeknek az IT-dokumentumoknak a három elemre való felhasználása szükséges:

  • Digitalizálja a dokumentációt
  • Szabványosítsa a formátumokat
  • Indeksálja a dokumentum tartalmát, hogy azok kereshetővé váljanak.

Itt az eszközök és nincs idő az egész üzenet elolvasására? Íme az öt legjobb informatikai dokumentációs eszköz felsorolása:

  1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) Csapat jelszóvédő rendszer, amely felhőalapú dokumentumtárolót is működtet.
  2. IT ragasztó Online dokumentumkezelő platform, amely számos projekt menedzsment és együttműködési rendszerrel integrálható.
  3. ITBoost Web alapú dokumentációs rendszer, amely a ConnectWise, az infrastruktúra-kezelő rendszer tulajdonában van.
  4. összefolyás Vállalati együttműködési, kommunikációs és dokumentációs rendszer, amelyet széles körben használnak az IT-iparban.
  5. DokuWiki Ingyenes Wiki-készítő, amely felhasználható házon belüli tudásbázis létrehozására.

Az informatikai dokumentáció digitális formában történő megőrzése az első lépés a vállalati dokumentáció használható állapotba állításához. Jellemző reakció a dokumentumok kinyomtatása és könyvespolcba helyezése. Ez különösen hasznos stratégia annak a személynek vagy társaságnak, amely a dokumentációt elkészítette, mivel fizikai és vizuális bizonyítékot nyújt a kemény munkájukhoz. A legtöbb ember azonban manapság egyetért azzal kerülje a túlzott papírhasználatot. A nyomtatott dokumentumok helyet foglalnak el, befektetést igényelnek a tárolószekrényekbe, és sok fa kivágásához van szükségük.

A második lépés az ezen dokumentumokhoz használt tárolási formátum szabványosítása. Ha az informatikai dokumentumok digitális formátumban készültek, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy kevés dokumentumtípusban lesznek azok. A Microsoft Word és a PDF formátumok nagyon gyakoriak, és konvertálhatók más formátumokba.

Az utolsó szakasz: indexelje a dokumentumok tartalmát. Ez kézi végrehajtással fárasztó feladat, de automatizált folyamatokkal nagyon gyorsan elvégezhető.

A figyelmen kívül hagyott IT-dokumentumok átalakítása gyakran hozzáférhető információforrások csak hatékony dokumentumkezelő eszközt igényel. Egy lépéssel jobb az, ha a vállalata összes IT-dokumentumát fájlformátumban hozza létre, amelyet értelmezni kell hozzáférhető web-alapú rendszerekbe, például a Wiki formátum.

Számos dokumentumkezelő rendszer érhető el a piacon. Ez azonban egy olyan szoftverkategória, amelyről kevesen tudnak, és nem sokan tudják, mit kell keresni annak érdekében, hogy minden lehetőséget helyesen értékeljenek.

Megvizsgáltuk a piacot. Felsoroltuk egy informatikai dokumentum eszköz szükséges tulajdonságait, majd megvizsgáltuk a piacon lévő összes terméket, hogy lássa, melyik felel meg a követelményeknek.

A legjobb informatikai dokumentációs eszközök

Ezen informatikai dokumentációs rendszerek mindegyike kissé különbözik. Mindegyiküknek különböző erőssége van, és különféle szervezetek számára vonzó. Vannak, akik dokumentummegjelenítési formátumokat hoznak létre úgy néz ki, mint weboldalak és néhányuk jobban megfelel a meglévő dokumentumok importálásához, mint mások. Néhány olyan dokumentációs rendszer, amelyben a rendszerdokumentációt meg kell írni. Mások is rendszer-felderítő eszközök amely automatikusan elkészíti az informatikai dokumentációt.

Az opciókról a következő szakaszokban olvashat bővebben.

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Passportal műszerfalPassportal megszerezte SolarWinds, az informatikai infrastruktúra-kezelő eszközök vezető gyártója, 2019 áprilisában. SolarWinds vásárlások sorozatával létrehozott egy hatalmas részleget, amelynek célja támogatott szoftver biztosítása a kezelt szolgáltatók számára. A Passportal most része annak a részlegnek, úgynevezett SolarWinds MSP.

A Passportal szolgáltatásokat kínál az MSP-k számára. Az egyik egy jelszókezelő rendszer és egy másik dokumentumkezelő. Bár ezt a szolgáltatást hívják SolarWinds dokumentumkezelő, része a Passportal csomagnak, és a SolarWinds-hez került a legutóbbi akvizíciójával.

A Passportal jelszókezelő és a SolarWinds Document Manager képezik a Passportal Suite. Lehetetlen feliratkozni a dokumentumrendszerre a jelszókezelő igénybevétele nélkül.

A Passportal van egy felhőalapú szolgáltatás és célja az MSP-k. Várható, hogy az MSP-k belsőleg használják a dokumentációs rendszert, és ezt az információtároló szolgáltatásaként az ügyfelek és azok alkalmazottai számára is biztosítják. Például, az MSP csökkentheti az ügyfélszolgálatot hívó ügyfélszolgálat számát azáltal, hogy épít önsegítő tudásbázis amely elmagyarázza, hogyan lehet megoldani a problémákat az ügyfél hálózatán.

A jelszókezelők és a dokumentumtárolók összevonásának logikája az, hogy ez a két terület támogatja a legtöbb hívást, amelyet az ügyfél alkalmazottai az MSP által biztosított Help Desk-hez kezdenek..

A dokumentumrendszer egyaránt információtár, egy szerkesztőcsomag, és egy bemutató formázó rendszer. A rendszer azzal kezdődik, hogy az MSP-nek útmutatást ad arról, hogy milyen információkat nyerhet ki az ügyfél vállalatnál dolgozó technikusoktól, amikor az MSP első ajánlatot tesz szerződésre..

A pontos szolgáltatási szerződés megkötéséhez elengedhetetlen az ügyfél rendszerének ismerete. Amint a munkakapcsolat megkezdődik, ösztönözni kell az ügyfél technikusait, hogy osszák meg tudásukat az általuk működtetett rendszerről.

Ez az információ a dokumentumkezelőben tárolt SOP-kba desztillálható. Az MSP lépésről lépésre képes felépíteni a rendszer meghatározását, hogyan kell működtetni, és hogyan használják az alkalmazottak. Ezen információk egy része útmutatás lesz az MSP technikusai számára, mások pedig hibaelhárítási útmutatókká válnak, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek rendszerének felhasználóinak, hogy kijavítsák saját problémáikat. tudsz kérjen demót a saját webhelyükön.

Passportal a SolarWindsGet Demo-tól

2. IT ragasztó

ITGlue

Az IT ragasztó jelenti a SolarWinds Passportal fő riválisát. Ez a dokumentációs rendszer, Kaseya tulajdonában van, az MSP szoftver egyik fő szállítója. Az IT Glue ugyanabban a szolgáltatásban kombinálja a jelszó- és dokumentumkezelést.

Annak ellenére, hogy a PSA és az RMM lakosztályok gyártója a tulajdonában van, az ITGlue nem korlátozza interoperábilitását testvértermékeire. Természetesen vannak integrációk az ITGlue számára a Kaseya PSA és RMM rendszereivel, úgynevezett Kaseya BMS és Kaseya VSA. A dokumentációs rendszer integrálódik a rivális MSP szoftverekhez is, amelyeket a Pulseway, a ConnectWise és a SolarWinds gyárt..

IT ragasztó van egy felhőalapú szolgáltatás amit előfizetéssel kell fizetni. A szolgáltatás három kiadásban érhető el: Alapvető, választ, és Vállalkozás. Ezek mind az egy felhasználónkénti árak havonta, minimum öt létszámmal - bár az Enterprise kiadás egy-négy felhasználó számára elérhető, sokkal magasabb havi áron, mint az öt felhasználó terv. Nincs helyszíni lehetőség. Minden terv tartalmazza a dokumentációs platformot. A szolgáltatás egy tudásbázis / wiki stílusú szerkesztőt biztosít, amely egyben az adattárolási struktúrát is biztosítja.

IT ragasztó kínál egy rendszerfelderítő segédprogram kiegészítő szolgáltatásként, amelyet a standard kiadások nem tartalmaznak. Ez az automatikus felismerési rendszer automatikusan felfedezi a hálózat hardver- és szoftverleltárát, és mindegyiket dokumentálja.

Az IT ragasztórendszer keretet hoz létre a dokumentációhoz, sablonokat biztosít az íráshoz és a rögzített információkat szerkezetileg bemutatja. Tárolóhelyet is biztosít a dokumentumbázishoz és interfészeket a dokumentumtárolók alkotói és fogyasztói számára. Az ITGlue szolgáltatással való minden kommunikáció titkosítással védett, ugyanúgy, mint az IT Glue kiszolgálón tárolt adatok.

Az IT Glue alternatív csomagot állít elő, MyGlue néven. A MyGlue rendszer egy olyan önkiszolgáló platform, amelyre a végfelhasználók közvetlenül jelentkeznek, míg az IT Glue az az MSP-k általi használatra szánták az információk hozzáférhetővé tétele az ügyféltársaság alkalmazottai számára. A MyGlue magában foglalja a jelszó visszaállítását és a tudásbázis létrehozásának lehetőségeit.

3. ITBoost

ITBoost műszerfal

Az ITBoost az tulajdonában lévő ConnectWise, amely az infrastruktúra-irányítási rendszerek újabb jelentős gyártója. Ezenkívül az MSP-k vezető szoftverszállítója. Tehát az ITBoost, az ITGlue és a Passportal nagyon szoros versenyben vannak.

Legfontosabb riválisaihoz hasonlóan az ITBoost az MSP-knek szánt felhőalapú szolgáltatás, amely jelszókezelési szolgáltatásokat és jelszómegőrzőt is magában foglal. Az ITBoost által létrehozott dokumentumok információkat szolgáltathatnak a belső vagy külső felhasználók számára. A külső felhasználók számára készült dokumentumok tartalmaznak egy visszajelzési űrlap formátumot, amely lehetővé teszi az ügyfelek alkalmazottai számára, hogy az MSP szolgáltatásainak besorolást kapjanak.

Az ITBoost rendszer képes dokumentumok importálására és tartalmaz egy szerkesztőt. Egy másik érdekes szolgáltatás az a képesség, hogy információkat gyűjtsünk a támogatási jegyekről. Az adatgyűjtési lehetőségek, a bemutató szerkezet és a dokumentumsablonok együttesen támogatják az MSP személyzetének SOP-k létrehozását és a támogatott felhasználók tudásbázisának létrehozását..

Az ITBoost számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek a ConnectWise párhuzamos létére támaszkodnak a webhelyen - ConnectWise Control, A ConnectWise automatizálja, és ConnectWise kezelése. Ez magában foglalja az eszközkonfigurációk rögzítését is, segítve az MSP által kezelt rendszerek dokumentálását.

Az interneten keresztüli kommunikáció és az ITBoost szerverek adattárolása a biztonság érdekében titkosítva.

Annak ellenére, hogy a ConnectWise tulajdonában van, az ITBoost képes integrálni a rivális PSA rendszerekkel, amelyeket többek között a Kaseya és a Pulseway biztosít. Integrálódik az RMM csomagokkal is, amelyeket a kedvelt felhasználók gyártottak Atera, SolarWinds, és Kaseya. Integrálódik az ITGlue-vel, a Slack-szal és a VoIP telefonrendszerekkel is. Az ITBoost 14 napos ingyenes próbaverzióban érhető el.

4. Összefolyás

összefolyás

A Confluence az ausztrál szoftverház terméke, Atlassian. Ez egy nagyon sikeres dokumentációs, együttműködési és tudásmenedzsment rendszer. Atlassian is birtokolja Jira, a projektkezelő eszköz, és mindkét rendszer integrálódik egy projekt-támogatási csomag létrehozásához.

A Jira kombinációja a projekt tervezéséhez és irányításához a Összefolyás a dokumentáció és a kommunikáció számára nagyon népszerű a agilis fejlesztőcsoportok. A konfluenciát magán közösségi médiaplatformnak nevezték. Az eszköz 2004 óta érhető el, és azóta radikálisan megváltozott. Eleinte nagyon hasonló volt a tipikus Wiki formátumhoz. Azonban mind a rendszer működési módszere, mind az interfész stílusa megváltozott.

A Confluence-ben létrehozott oldalak megjelenése és célja nagyon adaptálható és megfelelő sablonok által vezérelt. A keletkező dokumentációs rendszer inkább egy webhelyhez hasonlít. Különböző típusú oldalak teszik lehetővé közlemények, kereshető tudásbázisok és csoportos kommentálók létrehozását.

Az eszköz tartalmazza egy irányított szerkesztő, amely sablonok segítségével megkönnyíti az oldalak létrehozását. Előzetesen írt dokumentumok is lehetnek importálva egy Confluence által létrehozott dokumentumrendszerbe. A Confluence célja azonban a környezetben létrehozott dokumentumok létrehozásának támogatása, ahelyett, hogy dokumentumtárolóként működne, bár a tároló helyet az eszköz online elérési tervei tartalmazzák.

A konfluencia elérhető egy felhőalapú előfizetési szolgáltatás vagy mint helyszíni szoftver. A vásárlóknak öt lehetőség van a szoftver megfontolásakor. Három kiadás létezik a felhőalapú szolgáltatáshoz és két vásárlási lehetőség a helyszíni szoftverhez.

A Cloud Confluence három kiadása a következő Ingyenes, Alapértelmezett, és Prémium. Egy kis vállalkozás jól tudna menni az ingyenes verzióval. Míg a standard és a prémium verzió számlánként 5000 felhasználót tesz lehetővé, az ingyenes verzió 10-re korlátozódik. A két fizetett változat legfontosabb kiegészítő szolgáltatása az auditnaplózás. A prémium kiadásnak sok extra tartozik a standard verzióhoz képest, de a legfontosabb az elemző modul beépítése. A tárhely egy másik megkülönböztető, 2 GB-os ingyenes fiókkal, 250 GB-os standard fiókkal és korlátlan tárolási támogatással a prémium kiadáshoz.

A helyszíni verzió, az úgynevezett szerver, egyszeri díj ellenében vehető igénybe, de el kell döntenie, hogy hány felhasználó fér hozzá a szoftverhez, mert ez az egyetlen tényező, amely befolyásolja az árat. A magasabb helyszíni kiadást hívják Adatközpont. Ez évente ára, és magában foglalja az adatok felhőalapú biztonsági mentését.

5. DokuWiki

DokuWiki

Ha szeretne létrehozni egy hagyományos Wiki formátum az informatikai dokumentációhoz, akkor számos szerkesztő és dokumentumkezelési lehetőség áll rendelkezésre. Legtöbbjük ingyenes. Valószínűleg a Wiki szerkesztők közül a legjobb a DokuWiki.

A DokuWiki nagy előnye az egyszerűség. Ez megkönnyíti a szerkesztő és a dokumentumkezelő szoftver karbantartását. Az indexeléshez vagy a dokumentumok tárolásához a rendszernek nincs szüksége társított adatbázisra. Ehelyett a DokuWiki tartalomszolgáltató rendszer működik szöveges fájlok, mint adatforrás.

Ezt a dokumentum-tartalomkezelő rendszert először 2004-ben adták ki. Tehát a csomag már régóta működik, így jól megalapozott és stabil szoftverré válik.

Ez egy platformközi program, így nem kell attól tartania, hogy megfelelő típusú kiszolgálóval rendelkezik a kód tárolásához. Mivel ez egy ingyenes szoftver, a DokuWikinek nincs felhőalapú verziója. Azonban telepíthető egy AWS virtuális szerver ha nem akarja fenntartani a helyszíni hostot.

Az egyszerű, ingyenes dokumentumkezelő rendszer néhány nagyszerű funkcióval rendelkezik, amelyek magukban foglalják verzióvezérlés, mindegyik változat megtartva, hozzáférés-szabályozás, sablonok, és egy beépülő rendszer az eszköz funkcionalitásának kibővítése.

Az eszköz nem korlátozódik csupán a nyugati szövegek megjelenítésére. Ez is képes megmutatni nem európai karakterkészletek, például kínai, arab és héber. A CMS integrált indexelő rendszerrel rendelkezik, és a kész Wiki képernyő tartalmaz egy teljesen működőképes kereső lehetőséget.

Ha nem gondolja a szoftver helyszíni tárolását, és nem akarja fizetni a dokumentumkezelőt, akkor ez az eszköz lehet a válasz, amelyet keres.

IT dokumentációs eszköz kiválasztása

Ez az áttekintés csak néhány lehetőséget mutat be. A legfontosabb döntés, hogy hostolt dokumentációkezelőt akar, vagy pedig a szoftvert saját telephelyén kívánja karbantartani.

Sok előnye van mind az online, mind a házon belüli stratégiáknak. Egyes informatikai vezetők nem érzik magukat abban, hogy üzleti intelligenciájukat saját vállalata biztonságos helyiségein kívül tárolják. Ha ez leír téged, akkor kétféle lehetősége van ebben a listában: DokuWiki és összefolyás. Ebben a listában négy hosztolt szolgáltatás található, mivel ez a konfiguráció egyre hozzáférhetőbbé válik, mivel egyre több cég lép be a piacra.

A listán szereplő fizetett eszközök meglehetősen dráganak bizonyulhatnak. Ha azonban egy kicsi vállalkozás vagy egy induló vállalkozás, amelynek nagyon kevés a kiadása, akkor a listán két ingyenes lehetőség közül választhat: DokuWiki és a Confluence ingyenes kiadása.

IT-dokumentációnak a dokumentumkezelő eszközök szerkesztőiben történő írása jobb ötlet, mint pusztán a meglévő papír alapú dokumentációs könyvtárak szkennelése. A kifejezetten formázott tartalomkezelő rendszerek jobban biztosítják az informatikai dokumentációt, mint a hagyományos teljes oldalas dokumentumok, mivel rövid leírásokat és gyors tippeket, valamint teljes felhasználói útmutatásokat és eljárási kézikönyveket tehetnek elérhetővé..

Használ-e a listánk bármelyik eszközét? A jelenlegi informatikai dokumentumkezelő rendszer mely aspektusai alapján választotta ki? Hagy egy üzenetet a Hozzászólások az alábbiakban megoszthatja véleményét a közösséggel.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me

About the author

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

55 − 46 =