7 legjobb dokumentumkezelő szoftver

7 legjobb dokumentumkezelő szoftver


A dokumentumkezelő eszközök egyesítik a tárolóhelyeket a hozzáférési jogok funkcióival. A legjobb rendszerek lehetővé teszik mind az adminisztrátorok, a csoportvezetők, mind az egyes felhasználók számára, hogy beleszólhassanak a rendszer fájljainak elérésébe. Ideális esetben a dokumentumkezelő rendszer folytonossági funkciókat is tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy felépüljenek a katasztrófák után.

A piacon ma sokféle dokumentumkezelő eszköz érhető el, és mindegyikük kutatása sokáig tart. Rövidítettünk egy dokumentumot, amely lerövidítette a dokumentumkezelő eszközök piacának vizsgálatát.

Ha nincs ideje elolvasni a teljes bejegyzést, itt van a legjobb dokumentumkezelő eszközök listája:

  1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) Jelszókezelő és dokumentumkezelő elérhető a felhőből.
  2. IT ragasztó Felhő alapú dokumentum- és jelszókezelő.
  3. ITBoost Felhő alapú dokumentumkezelő rendszer.
  4. összefolyás Dokumentumkezelő rendszer, amelyet széles körben használnak informatikai projektekhez.
  5. G-Suite A vállalkozások számára forgalmazott Google Drive és a Google Docs kombinációja.
  6. Zoho Office Suite Egy csomó dokumentumszerkesztő, tároló és dokumentumkezelő eszköz.
  7. DocuWare Cloud Felhő alapú dokumentumtárolási, archiválási és kezelési szolgáltatás.

A legjobb dokumentumkezelő eszközök

Az egyes rendszerekről a következő szakaszokban olvashat bővebben.

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Passportal műszerfal

A SolarWinds útlevele a menedzselt szolgáltatókra irányul, és a SolarWinds MSP osztály. A javaslat szerint az MSP-k a dokumentumkezelő rendszert mind a saját dokumentációjukhoz, mind pedig olyan kiegészítő szolgáltatásként fogják használni, amelyet az ügyfelek számára újból értékesíteni lehet..

Nincs ok, amiért a vállalatok nem szerezhetik meg a rendszert közvetlenül saját felhasználásuk céljából. Ez egy felhőalapú szolgáltatás és így böngészőn keresztül bármilyen operációs rendszerről elérhető.

A Passportal Suite magában foglalja a jelszókezelőt és a dokumentumkezelőt. Ez a Passportal alapcsomagja, így nem lehet feliratkozni csak a dokumentumkezelő eszközre, amelyet SolarWinds dokumentumkezelő.

A SolarWinds Document Manager azonban nem csupán felhőfájl-tároló rendszer a kiszolgálóterület a csomagban van. A szolgáltatás tartalmazza a különféle típusú dokumentációk közzétételének kereteit. Például nagyon könnyű online tudásbázist létrehozni a felhasználók számára a Passportal rendszerben. Az eszköz tartalmazza egy szerkesztőcsomag valamint lehetővé teszi a dokumentumok feltöltését a fájltároló rendszerbe.

A fájltároló rendszer titkosítással védett és a hozzáférést csak jelszóval védett felhasználói fiókok engedélyezik.

Ez a rendszer kiválóan alkalmas csapatinformációs dokumentumok és felhasználói információs rendszerek létrehozására, valamint a vállalati dokumentumok kezelésére. Ha érdekli a csomagban található jelszókezelési segédprogram is, ez az eszköz integrálható a következőbe Active Directory és LDAP rendszerek, amelyek egységesítik az egész vállalkozás hozzáférési jogait.

A Passportal felszámolásra kerül előfizetésenként, felhasználónként, havonta előre fizetett. A szolgáltatás igénybevételéhez nem szükséges szerződést kötni, és nincs minimális előfizetési időszakra vonatkozó követelmény. A rendszer többszörös bérlő, tehát ha az MSP-k eladni akarják a SolarWinds Document Manager-et az ügyfeleiknek, akkor mindegyiknek megadhatják a saját szegmentált tárolóhelyet, amelyet az egyes ügyfelek számára külön tartanak. tudsz kérjen demót a saját honlapjukon.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. IT ragasztó

ITGlue

IT ragasztó jelentése egy felhőalapú szolgáltatás és nagyon hasonlít a Passportal-hoz, mert ötvözi a jelszó- és dokumentumkezelést is. A Passportalhoz hasonlóan ezt az eszközt a kezelt szolgáltatók számára is forgalmazzák, de van egy olyan verziója is, amelyet a végfelhasználói cégek közvetlenül vásárolnak. Ezt a verziót hívják MyGlue és az MSP-k megvásárolhatják az IT ragasztó kiegészítőként, vagy feliratkozhatnak önálló csomagként. IT ragasztó van Kaseya tulajdonában van, amely RMM és PSA szoftvereket állít elő az MSP-k számára.

Amellett, hogy lehetővé teszi a dokumentumok feltöltését és tárolását az IT Glue rendszerben, a felhasználói felület tartalmaz egy tudásbázis / wiki stílusú szerkesztőt is, amely segít a csapatoknak információforrások létrehozásában egy irányított struktúrán keresztül. A szerkesztők különféle dokumentációs sablonokat tartalmaznak, és ezek útmutatóként szolgálnak, amikor új dokumentumokat készítenek a platformon belül. A keretrendszer telepítésének képessége különösen fontos a strukturált információtárolóknál, például a Wikiknél.

Az IT ragasztócsomag tárolóhelyet tartalmaz, amely felhasználónként és megköveteli a hitelesítő adatokat a hozzáféréshez. Ezeket a hozzáférési jogokat az IT Glue platformon beépített jelszókezelőn keresztül lehet kezelni. A dokumentumok tárolása titkosítva van és a webhely és az ITGlue rendszer közötti minden átvitelt titkosítás is védi. Ez magában foglalja a fájlok feltöltését és letöltését, valamint az ITGlue kiszolgálón található konzolszoftver és az irányítópultot elérő felhasználók böngészői közötti kommunikációt..

Az IT ragasztócsomag kibővíthető kiegészítői. A MyGlue rendszer az egyik ilyen. Egy másik a hálózati felderítő rendszer, amely felsorolja az összes webhelyén működő hardvert és szoftvert. Ez a folyamat készíti az informatikai infrastruktúra leltárát, amelyet folyamatosan frissít. Tehát az IT ragasztó használható rendszerfigyelés valamint a dokumentum- és jelszókezelés.

IT ragasztó van fizetett előfizetéssel. Három kiadásban van csomagolva: Alapvető, választ, és Vállalkozás - minden terv tartalmazza a dokumentációs platformot. A díjakat havonta egy felhasználónként vetik ki.

3. ITBoost

ITBoost műszerfal

ITBoost egy másik felhő alapú dokumentumkezelő rendszer amelyet az MSP-knek forgalmaznak, de a házon belüli IT-osztályok is használhatják. A szolgáltatás tulajdonában lévő ConnectWise, amely infrastruktúra-kezelő rendszereket és MSP-támogató szoftvereket is gyárt. Az ITGlue és a Passportalhoz hasonlóan az ITBoost jelszókezelőt is tartalmaz.

A szolgáltatás rendszergazdai irányítópultja tartalmazza a dokumentumok tárolására szolgáló monitor amit a csomag tartalmaz. Ennek a dokumentációs rendszernek a fő célja a Tudásbázis. Nem minden dokumentumot kell azonban hozzáférhetővé tenni a felhasználók számára. A rendszer lehetővé teszi a dokumentumok importálását vagy exportálását, valamint lehetővé teszi a dokumentumok magántulajdonban tartását és a felhasználók számára nem elérhetővé tételét a tudásbázis számára.

A rendszer lehetővé teszi különféle kategóriák létrehozását dokumentumcsoportok, például tanácsok a felhasználók számára és útmutatók az MSP vagy az informatikai osztály munkatársainak belső használatra. A megyei dokumentumokra példa lehet a szokásos működési eljárások. A felhasználói útmutatók hozzáadódnának a felhasználó-orientált tudásbázishoz. A harmadik kategória egy tudásbázis, amelyet az MSP által kiszolgált ügyfélvállalatok ügyfelei számára szántak. Ez a kategória magában foglalja visszajelzési űrlapok hogy az ügyfelek kitöltsék és értékeljék a kapott áruk, szolgáltatások vagy támogatás minőségét.

Az ITBoost platform tartalmazza dokumentumszerkesztők amelyek lehetővé teszik a dokumentumok létrehozását a környezetben. A rendszer felhasználható elsődleges dokumentumtárolóként vagy biztonsági mentésként / élő rendszerként, az eredeti dokumentumok segítségével külön helyszíni dokumentumtárolóban vagy más felhőalapú tárolási szolgáltatásban.

Az adattárak mind védettek Titkosítás ugyanúgy, mint az összes kommunikáció a felhasználó és az ITBoost szerverek között. A dokumentumokat revíziós vezérlők védik.

A terv más rendszerkezelési funkciókat is tartalmaz, például: konfigurációs vezérlés és biztonsági mentés. Van még egy SSL tanúsítványkezelés funkció a platformon.

Az ITBoost integrálódik a ConnectWise néhány rendszergazdai rendszeréhez, például a ConnectWise Control, A ConnectWise automatizálja, és ConnectWise kezelése. Integrálódik más szolgáltatók, például a SolarWinds, a Pulseway, az Atera és a Kaseya által gyártott MSP RMM és PSA szoftverekkel is. Az ITBoost 14 napos ingyenes próbaverzióban érhető el.

4. Összefolyás

összefolyás

összefolyás, által Atlassian, széles körben használják informatikai projektek dokumentálására. Jól integrálódik a Jira, amely egy ugyanazon vállalat által gyártott projektmenedzsment eszköz. Ez a dokumentumkezelő eszköz tehát különösen jó választás, ha projektmenedzsment dokumentációs tároló rendszert keres. A Confluence és Jira kombináció különösen alkalmas agilis fejlesztési projektek.

A Confluence rendszer egy felhőalapú szolgáltatás amely magában foglalja a dokumentumtároló helyet. Helyszíni szoftverként is elérhető. Lehetőség van arra, hogy dokumentumokat feltöltsenek a dokumentumtárba és azt is importálja őket a dokumentummegjelenítő rendszerbe ez a konfluencia platform része. Gyakrabban előfordul, hogy a dokumentációt a Confluence szerkesztõiben készítik el, majd a szöveget a Confluence rendszeren tárolják a dokumentum bemutatási struktúrájának részeként..

A szerkesztő sablonokat tartalmaz, amelyek úgy viselkednek, mint a webhelyek CSS rendszere, és kikényszerítik következetes prezentációs formátum a dokumentumkészlethez. Valójában a Confluence dokumentum végterméke nagyjából úgy néz ki, mint egy weboldal.

A dokumentumbázis létrehozása mellett a Confluence rendszer magában foglalja a létrehozási lehetőséget is csapat együttműködési oldalak. Ide tartoznak a cselekvési fórumok a feladatok összehangolására, bejelentések és értesítések.

A felhőalapú szolgáltatást három kiadásban forgalmazzák, és a helyszíni szoftver két vásárlási lehetőséggel érhető el.

A három Cloud Confluence kiadás a következő Ingyenes, Alapértelmezett, és Prémium. Az ingyenes verzió kisvállalkozások számára megfelelő, mivel magában foglalja a dokumentumkezelő rendszert, de 10 felhasználóra korlátozódik. A standard és a prémium verzió akár 5000 felhasználót tesz lehetővé fiókonként. A fizetett verziók tartalmaznak naplózási naplózást, amelyre szükség lesz, ha az adatbiztonsági szabványt követi. A prémium kiadás tartalmaz egy elemző modult. Az ingyenes fiókhoz tartozó tárhely 2 GB, a standard fiókhoz 250 GB tartozik, és a Premium kiadás korlátlan tárhelyet tartalmaz.

A helyszíni verziók: szerver, egyszeri díjjal, a felhasználók száma alapján, és  Adatközpont, amely magában foglalja a biztonsági mentés tárolását és évente ára van.

5. G-Suite

Google Drive

Google G Suite jelentése egy felhőalapú üzleti csomag , amely hozzáad egy adminisztrációs konzolt számos olyan Google online termékhez, amelyek általában ingyenesen használhatók. Ezek az eszközök a Gmail, Hangouts, Naptár, Dokumentumok, Táblázatok, Diák, Tartsa, Űrlapok, Webhelyek és a Google Drive. Noha ez alapvetően termelékenységi csomag, a irányítási rendszer és felhő tárolása ezt dokumentumkezelő eszközzé teszi.

A Dokumentumok, Táblázatok és Diák egyenértékűekkel Microsoft Word, Excel, és PowerPoint. Az ezekkel a Microsoft-termékekkel létrehozott fájlokat feltöltheti a Google Drive-ba, tárolhatja, megnézheti és megoszthatja rajta. A teljes együttműködési funkciók eléréséhez azonban ezeket a dokumentumokat az egyenértékű Google formátumba kell importálni, ami könnyű.

A dokumentumkezelő konzol lehetővé teszi az adminisztrátorok számára a hitelesítő adatok kiadását a vállalat Google Drive tárolóterületének egy privát, szegmentált területéhez való hozzáféréshez. A G Suite rendszer tartalmazza dokumentum kommentár és az alkotó számára biztosított ellenőrzések arról, hogy ki férhet hozzá egy dokumentumhoz, és milyen mértékben férhet hozzá másokhoz. A mobil eszköz kezelése eszköz a dokumentumkezelőben vezérli és naplózza, hogy az egyes dokumentumok miként érhetők el mobileszközökről. A törölt dokumentumok visszaállíthatók, és minden változtatás naplózható, lehetővé téve a dokumentumok visszaállítását a korábbi verziókba.

A G Suite három kiadásban érhető el: Alapvető, Üzleti, és Vállalkozás. Mindegyik tartalmazza a dokumentumkezelő konzolt és a felhasználói jelszókezelő rendszert egy jelszó tárolóval. Az Basic kiadás 30 GB tárhelyet tartalmaz, míg a Business és az Enterprise kiadások korlátlan felhőtárolóhelyet tartalmaznak. A Google 14 napos ingyenes próbaverziót kínál minden tervhez.

6. Zoho Office Suite

Zoho Iroda

Zoho Office Suite egy online csomag a termelékenységről, amely tükrözi a benne található elemeket Microsoft Office.  A szolgáltatást az egyének ingyenesen használhatják, de a vállalkozásoknak fizetniük kell a rendszerért annak érdekében, hogy megkapják hozzáadott csapat- és dokumentumkezelési funkciók. A csapat verziója a rendszer legfeljebb öt felhasználó számára ingyenes.

Az adminisztrációs konzol A Zoho Office Suite verziója lehetővé teszi a felhasználói fiókok beállítását a tárhelyen. A tárolóhoz való hozzáférés dokumentumszerkesztő fiókként is megduplázódik. A felhasználók töltsön fel dokumentumokat mappáikba, vagy új dokumentumokat hozhat létre. Minden dokumentumtulajdonosnak joga van engedélyezni másokhoz való hozzáférést, és meghatározhatja azokat a műveleteket, amelyeket ezek a kollégák fájlokonként végezhetnek. Az is beállítható megosztott mappák amelyek automatikusan teljes hozzáférési jogot biztosítanak a résztvevők számára a bennük tárolt dokumentumokhoz.

A Zoho Office Suite szerkesztőit hívják Zoho író, Zoho Sheet, és Zoho Show; ezek kompatibilisek a Microsoft Word, Excel és PowerPoint alkalmazásokkal. A lakosztály is tartalmazza Zoho Notebook, ami hasonló a Microsoft OneNote-hez. Egy másik felhasználói funkció ebben a dokumentumkezelő rendszerben a Zia, virtuális asszisztens, amely olyan szolgáltatásokat hajt végre, mint a helyesírás-ellenőrzés és a felhasználói súgó.

A Zoho Office programcsomagot előfizetőnként havonta fizetik fel. Három kiadásban érhető el: Ingyenes, Alapértelmezett, és Prémium. Az ingyenes verzió felhasználónként 5 GB felhőalapú tárolást tartalmaz. A szabványos verzióban az egyes felhasználók számára kiosztott tárhely 100 GB, és minden felhasználó 1 TB helyet kap a prémium csomaggal. Mind a standard, mind a prémium csomag tesztelhető egy 15 napos ingyenes próbaverzióval.

7. DocuWare Cloud

DocuWare

DocuWare Cloud egy tiszta dokumentumkezelő rendszer - nem foglalja magában online szerkesztőt a dokumentumok létrehozásához. Ez a szolgáltatás célja dokumentumtárolási és archiválási funkciók. Miután létrehozott dokumentumokat egy olyan alkalmazáson keresztül, mint például a Microsoft Word, a felhasználó feltölti őket egy személyes „tálca”A felhőtárolóban. Ez a tálca a felhasználó személyes területe. A tálca beállítható mappként a felhasználó Windows Intézőjében, így a dokumentumok mentése automatikusan feltölti őket, és az alkalmazások az asztalon azonnal hozzáférnek a felhőben tárolt dokumentumokhoz anélkül, hogy először kellene letölteniük őket..

Egyszer a felhőben, a dokumentumok megoszthatók link küldésével, nem pedig a dokumentum másolatának elküldésével. A DocuWare szerveren mindenféle fájl tárolható, beleértve a beolvasott dokumentumok és a médiafájlok képeit. A DocuWare szerver indexelje az egyes fájlokat, kulcsszavakkal való keresés, amelyek lehetővé teszik az egyszerű visszakeresést, például egy jogi eljárás vagy könyvvizsgálati eljárás e-felfedezési szakaszában.

Noha a DocuWare Cloud csomagban nincs átfogó Microsoft Office stílusú szerkesztőkészlet, a platform tartalmaz dokumentum néző. Ennek a nézőnek van néhány szerkesztési funkciója, például a szöveg megjelölésének és a dokumentumok kommentálásának képessége.

Mind a tulajdonos felhasználó, mind a rendszergazda láthatja mutatók az egyes dokumentumokhoz az áruházban. Az olyan fájlok, mint a fájlméret, az oldalak száma, a szerző és a kulcsszavak elérhetők az egyes fájlokhoz, az egyes tálcákhoz és a fiók egészéhez.

A DocuWare Cloud egy felhőalapú rendszer, amely négy kiadásban érhető el: Alapvető, Pro, Vállalkozás, és Nagyvállalat. A fő különbség ezek között az egyes tárolók száma és az egyes csomagok által megengedett felhasználók száma. A DocuWare Cloud egy 30 napos ingyenes próbaverzióval érhető el.

Dokumentumkezelő eszköz kiválasztása

A „dokumentum kezelés”Nagyon széles, és széles választékot ölel fel. Ha egy csapat termelékenységcsomagot szeretne egy rendszergazdai konzollal, akkor az opciók listáját az ajánlások listáján találja meg. Ha csak dokumentumtárolási és archiválási szolgáltatást szeretne manuális és automatikus kezelési funkciókkal, akkor azt is megtalálja.

Az ajánláslistánk olyan dokumentumkezelőket tartalmaz, amelyek alkalmasak az MSP-k és az IT osztályok számára. A listában vannak olyan eszközök, amelyek újraformázják és szabványosítják az összes dokumentációt, eredeti formátumukban tárolják őket, vagy olyan szerkesztőket biztosítanak, amelyek lehetővé teszik az összes információ egységes bemutatását..

Akár dokumentumkezelőre van szüksége a tároláshoz vagy bemutatáshoz, ajánlásaink között megtalálja a megfelelő megoldást.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me

About the author

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

46 − = 40