7 Лучшее программное обеспечение для управления документами

7 Лучшее программное обеспечение для управления документами


Инструменты управления документами объединяют средства хранения с функциями прав доступа. Лучшие системы позволяют как администраторам, руководителям групп, так и отдельным пользователям иметь право голоса при доступе к файлам в системе. В идеале система управления документами также включает функции обеспечения непрерывности, позволяющие предприятиям восстанавливаться после стихийных бедствий.

Сегодня на рынке представлен широкий спектр инструментов управления документами, и их изучение займет много времени. Мы сократили задачу исследования рынка инструментов управления документами, выпустив короткий список.

Если у вас нет времени, чтобы прочитать весь пост, вот наш список лучших инструментов управления документами:

  1. SolarWinds Passportal (ПОЛУЧИТЬ ДЕМО) Менеджер паролей и менеджер документов доступны из облака.
  2. IT клей Облачный менеджер документов и паролей.
  3. ITBoost Облачная система управления документами.
  4. впадение Система управления документами, которая широко используется для ИТ-проектов.
  5. G-люкс Комбинация Google Drive и Google Docs, предназначенных для предприятий.
  6. Zoho Office Suite Набор инструментов для редактирования документов, хранения и управления документами.
  7. DocuWare Cloud Облачный сервис хранения, архивирования и управления документами.

Лучшие инструменты управления документами

Вы можете прочитать больше о каждой из этих систем в следующих разделах.

1. SolarWinds Passportal (ПОЛУЧИТЬ ДЕМО)

Паспортная панель

Паспорт от SolarWinds ориентирован на поставщиков управляемых услуг и продается SolarWinds MSP разделение. Предложение состоит в том, что MSP будут использовать систему управления документами как для собственной документации, так и в качестве дополнительной услуги, которую можно перемаркетировать своим клиентам..

Нет никаких причин, по которым компании не должны приобретать систему напрямую для собственного использования. Это облачный сервис и так доступен из любой операционной системы через браузер.

Passportal Suite включает в себя менеджер паролей, а также менеджер документов. Это базовый пакет Passportal, поэтому невозможно подписаться только на инструмент управления документами, который называется Диспетчер документов SolarWinds.

Диспетчер документов SolarWinds - это больше, чем просто облачная система хранения файлов, хотя серверное пространство входит в комплект. Сервис включает в себя публикации платформ для различных типов документации. Например, очень легко создать онлайн-базу знаний для пользователей в системе Passportal. Инструмент включает в себя набор для редактирования а также позволяет загружать документы в систему хранения файлов.

Система хранения файлов защищен шифрованием и доступ разрешен только для защищенных паролем учетных записей пользователей.

Эта система отлично подходит для создания командных информационных документов и пользовательских информационных систем, а также для управления корпоративными документами. Если вас также интересует утилита управления паролями в пакете, этот инструмент может интегрироваться с Active Directory и LDAP системы для унификации прав доступа всего вашего бизнеса в одном месте.

Паспорт взимается за по подписке на пользователя, Оплачивается ежемесячно заранее. Для использования услуги не требуется заключать договор, и минимальный срок подписки не требуется. Система является мультитенантной, поэтому если MSP хотят продавать SolarWinds Document Manager своим клиентам, они могут предоставить каждому из них свое собственное сегментированное пространство хранения, которое хранится отдельно для каждого клиента. Вы можете запросить демо на их сайте.

SolarWinds PassportalGet Демо

2. ЭТО Клей

ITGlue

IT клей является облачный сервис и он очень похож на Passportal, потому что он также сочетает в себе управление паролями и документами. Как и Passportal, этот инструмент продается поставщикам управляемых услуг, но также имеет версию, предназначенную для прямых покупок компаниями конечных пользователей. Эта версия называется MyGlue и он может быть приобретен MSP в качестве дополнения к IT Glue или подписан как автономный пакет. ЭТО Клей принадлежит Касея, которая также производит программное обеспечение RMM и PSA для MSP.

Помимо возможности загрузки и хранения документов в системе IT Glue, пользовательский интерфейс включает в себя базу знаний / редактор в стиле вики, который помогает командам создавать источники информации с помощью управляемой структуры. Редакторы включают шаблоны для различных типов документации, которые служат руководством при подготовке новых документов на платформе. Возможность развертывания инфраструктуры особенно важна для структурированных хранилищ информации, таких как вики.

Пакет IT Glue включает в себя место для хранения, которое сегментировано на пользователя и требуются учетные данные для доступа. Этими правами доступа можно управлять с помощью менеджера паролей, встроенного в платформу IT Glue.. Хранение документов зашифровано и все переводы между вашим сайтом и системой ITGlue также защищены шифрованием. Это включает в себя загрузку и выгрузку файлов, а также обмен данными между программным обеспечением консоли на сервере ITGlue и браузерами пользователей, которые обращаются к панели мониторинга..

Пакет IT Glue может быть дополнен дополнения. Система MyGlue является одним из них. Еще один система обнаружения сети, который перечислит все аппаратное и программное обеспечение, работающее на вашем сайте. Этот процесс создает инвентаризацию вашей ИТ-инфраструктуры, которая постоянно обновляется. Итак, можно использовать IT Glue для мониторинг системы а также управление документами и паролями.

ЭТО Клей оплачивается по подписке. Он упакован в три издания: основной, Выбрать, и предприятие - все планы включают документацию платформы. Сборы взимаются с пользователя в месяц.

3. ITBoost

Панель инструментов ITBoost

ITBoost Другой облачная система управления документами это продается MSP, но также может использоваться внутренними ИТ-отделами. Служба принадлежит ConnectWise, которая также производит системы управления инфраструктурой и программное обеспечение поддержки MSP. Как ITGlue и Passportal, ITBoost также включает в себя менеджер паролей.

Панель администратора службы включает в себя монитор для хранения документов это входит в пакет. Основной целью этой системы документации является создание и ведение база знаний. Однако не все документы должны быть доступны для пользователей. Система позволяет импортировать или экспортировать документы, а также позволяет сохранять документы закрытыми и недоступными для базы знаний, видимой для пользователей..

Система позволяет создавать различные категории группы документов, такие как советы для пользователей и руководства для внутреннего пользования сотрудниками MSP или ИТ-отдела. Примером ведомственных документов могут быть стандартные рабочие процедуры (СОП). Руководства пользователя будут добавлены в базу знаний, ориентированную на пользователя. Третья категория - это база знаний, предназначенная для использования клиентами компаний-клиентов, обслуживаемых MSP. Эта категория также включает в себя формы обратной связи для клиентов, чтобы заполнить и дать свои оценки качества товаров, услуг или поддержки, которые они получили.

Платформа ITBoost включает в себя редакторы документов которые позволяют создавать документы в среде. Систему можно использовать либо в качестве основного хранилища документов, либо в качестве резервной / оперативной системы, а справка по оригинальным документам в отдельном хранилище документов на месте или в другом облачном хранилище.

Все хранилища данных защищены шифрование как и все коммуникации между пользователем и серверами ITBoost. Документы защищены средствами контроля версий.

План включает в себя другие функции управления системой, такие как контроль конфигурации и резервное копирование. Также есть Управление SSL-сертификатами особенность на платформе.

ITBoost интегрируется с некоторыми системами системного администрирования ConnectWise, такими как ConnectWise Control, ConnectWise Automate, и ConnectWise Manage. Он также будет интегрирован с программным обеспечением MSP RMM и PSA, разработанным другими поставщиками, такими как SolarWinds, Pulseway, Atera и Kaseya. ITBoost доступен на 14-дневную бесплатную пробную версию.

4. Слияние

впадение

впадение, по Atlassian, широко используется для документирования ИТ-проектов. Хорошо интегрируется с Jira, который является инструментом управления проектами, выпускаемым той же компанией. Поэтому этот инструмент управления документами будет особенно хорошим выбором, если вы ищете систему хранения документации по управлению проектами. Комбинация Confluence и Jira особенно подходит для проекты гибкой разработки.

Система слияния облачный сервис это включает в себя место для хранения документов. Он также доступен как локальное программное обеспечение. Можно загружать документы в хранилище документов, а также импортировать их в систему представления документов это часть платформы слияния. Чаще всего создается документация в редакторах Confluence, а затем сохраняется текст в системе Confluence как часть структуры представления документов..

Редактор включает шаблоны, которые действуют как система CSS для веб-сайтов и навязывают последовательный формат представления для пакета документов. Фактически, конечный продукт документа Confluence очень похож на веб-страницу.

Помимо формирования базы документов, система Confluence включает в себя средство для создания страницы совместной работы команды. К ним относятся форумы чата для координации задач, объявления и уведомления.

Облачная служба продается в трех редакциях, а локальное программное обеспечение доступно в двух вариантах приобретения..

Три издания Cloud Confluence являются Свободно, стандарт, и премия. Бесплатная версия подходит для малого бизнеса, поскольку включает систему управления документами, но ограничена 10 пользователями. Стандартные и премиум-версии позволяют использовать до 5000 пользователей в одной учетной записи. Платные версии включают в себя ведение журнала аудита, который вам понадобится, если вы будете следовать стандарту безопасности данных. Премиум-версия включает в себя аналитический модуль. Объем памяти, включенный в бесплатную учетную запись, составляет 2 ГБ, в стандартной учетной записи - 250 ГБ, а в Premium-версии - неограниченное пространство для хранения..

Локальные версии сервер, с единовременной оплатой в зависимости от количества пользователей, и  Дата центр, который включает в себя облачное хранилище резервных копий и цена в год.

5. G-Suite

Гугл драйв

Google G Suite является облачный бизнес-пакет это добавляет консоль администрирования ко многим онлайн-продуктам Google, которые обычно можно бесплатно использовать. Этими инструментами являются Gmail, Hangouts, Календарь, Документы, Листы, Слайды, Сохранение, Формы, Сайты и Google Drive. Хотя это по сути набор производительности, включение система управления и облачное хранилище делает это инструментом управления документами.

Документы, листы и слайды являются эквивалентом Microsoft Word, превосходить, и Силовая установка. Файлы, созданные с помощью этих продуктов Microsoft, могут быть загружены на Google Drive и сохранены, просмотрены и распространены через него. Однако, чтобы получить все возможности для совместной работы, необходимо импортировать эти документы в эквивалентный формат Google, что легко сделать..

Консоль диспетчера документов позволяет администратору выдавать учетные данные для доступа к частной сегментированной области корпоративного хранилища Google Диска. Система G Suite включает в себя аннотация документа и контроль, предоставляемый автору над тем, кто имеет доступ к документу и какой уровень доступа имеют другие. управление мобильным устройством Инструмент в диспетчере документов контролирует и регистрирует доступ к каждому документу с мобильных устройств. Удаленные документы могут быть восстановлены, а все изменения зарегистрированы, что позволяет откатить документы до более ранних версий..

G Suite доступен в трех редакциях: основной, Бизнес, и предприятие. Все включают консоль управления документами и систему управления паролями пользователей с хранилищем паролей. Базовая версия имеет 30 ГБ хранилища, а выпуски Business и Enterprise имеют неограниченное пространство облачного хранилища. Google предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию для каждого плана.

6. Zoho Office Suite

Zoho Office

Zoho Office Suite это онлайн-пакет программного обеспечения для повышения производительности, который отражает элементы, содержащиеся в Microsoft Office.  Услуга может бесплатно использоваться физическими лицами, но предприятиям необходимо заплатить за систему, чтобы получить добавлены функции управления командой и документами. Командная версия системы бесплатна для пяти пользователей..

консоль администрирования Zoho Office Suite позволяет настраивать учетные записи пользователей в области памяти. Доступ к хранилищу также удваивается как учетные записи редактора документов. Пользователи могут загрузить документы в свои папки или создавать новые документы. Каждый владелец документа имеет право разрешать доступ другим и указывать действия, которые эти коллеги могут выполнять для каждого файла в отдельности. Также возможно настроить общие папки которые автоматически предоставляют участникам полный доступ к документам, хранящимся в них.

Редакторы в Zoho Office Suite называются Зоо Писатель, Лист зохо, и Zoho Show; они совместимы с Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Люкс также включает в себя Zoho Notebook, который похож на Microsoft OneNote. Еще одна функция пользователя в этой системе управления документами Зия, виртуальный помощник, который выполняет такие услуги, как проверка орфографии и помощь пользователю.

Zoho Office Suite оплачивается по подписке на пользователя в месяц. Он доступен в трех редакциях: Свободно, стандарт, и премия. Бесплатная версия включает в себя 5 ГБ облачного хранилища на пользователя. Объем памяти, выделенный каждому пользователю в стандартной версии, составляет 100 ГБ, и каждый пользователь получает 1 ТБ пространства с помощью плана Premium. План Standard и Premium можно протестировать на 15-дневной бесплатной пробной версии..

7. DocuWare Cloud

DocuWare

DocuWare Cloud это чисто система управления документами - она ​​не включает онлайн-редакторов для создания документов. Эта услуга направлена ​​на предоставление функции хранения и архивирования документов. После создания документов с помощью приложения, такого как Microsoft Word, пользователь загружает их в личныйлотокВ облачном хранилище. Этот лоток является личным пространством для этого пользователя. Этот лоток можно настроить как папку в пользовательском проводнике Windows, чтобы при сохранении документов они автоматически загружались, а приложения на рабочем столе мгновенно получали доступ к облачным документам без необходимости их предварительной загрузки..

Однажды в облаке, документы могут быть разделены отправив ссылку, а не отправив копию документа по электронной почте. Все виды файлов могут храниться на сервере DocuWare, включая изображения отсканированных документов и медиа-файлов. Сервер DocuWare будет индексировать каждый файл, поиск по ключевым словам для облегчения поиска, например, на этапе электронного обнаружения юридической процедуры или аудита.

Хотя в пакете DocuWare Cloud отсутствует полный набор редакторов в стиле Microsoft Office, платформа включает в себя просмотрщик документов. Этот просмотрщик имеет некоторые функции редактирования, такие как возможность отмечать текст и аннотировать документы.

И владелец, и администратор могут видеть метрики для каждого документа в магазине. Такие сведения, как размер файла, количество страниц, автор и ключевые слова, доступны для отдельных файлов, для каждого лотка и для учетной записи в целом..

DocuWare Cloud - это облачная система, доступная в четырех редакциях: основной, профессионал, предприятие, и Крупное предприятие. Основное различие между ними заключается в объеме памяти, выделенной каждому, и количестве пользователей, которое позволяет каждый план. Вы можете получить доступ к DocuWare Cloud на 30-дневную бесплатную пробную версию.

Выбор инструмента управления документами

Определение «управление документами”Является очень широким и охватывает широкий спектр вариантов. Если вам нужен пакет продуктивности команды с консолью администратора, то вы найдете опции в нашем списке рекомендаций. Если вам нужен сервис хранения и архивирования документов с функциями ручного и автоматического управления, вы также найдете это.

Наш список рекомендаций включает менеджеров документов, которые подходят для MSP и ИТ-отделов. В этом списке есть инструменты, которые переформатируют и стандартизируют всю документацию, сохраняют их в исходном формате или предоставляют редакторов, которые позволят вам единообразно представлять всю вашу информацию.

Если вам нужен менеджер документов для хранения или презентации, вы найдете правильное решение среди наших рекомендаций.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me

About the author

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

16 − = 7