7 най-добър софтуер за управление на документи

7 най-добър софтуер за управление на документи

Инструментите за управление на документи комбинират съоръжения за съхранение и функции за права на достъп. Най-добрите системи позволяват както на администраторите, така и на лидерите на екипи и на отделните потребители да имат думата за това как могат да бъдат достъпни файловете в системата. В идеалния случай системата за управление на документи включва и функции за непрекъснатост, за да позволи на бизнеса да се възстанови от бедствия.

Днес на пазара има широка гама инструменти за управление на документи и изследването на всички тях ще отнеме много време. Съкратихме задачата да проучим пазара на инструменти за управление на документи, като създадем кратък списък.

Ако нямате време да прочетете целия пост, ето го нашия списък с най-добрите инструменти за управление на документи:

  1. Паспорт на SolarWinds (GET DEMO) Мениджър на пароли и мениджър на документи, налични от облака.
  2. IT лепило Облачен мениджър на документи и пароли.
  3. ITBoost Облачна система за управление на документи.
  4. сливане Система за управление на документи, която се използва широко за ИТ проекти.
  5. G-Suite Комбинация от Google Drive и Google Документи, предлагани на пазара.
  6. Zoho Office Suite Пакет от редактори на документи, средства за съхранение и управление на документи.
  7. DocuWare Cloud Услуги за съхранение, архивиране и управление на документи, базирани в облак.

Най-добрите инструменти за управление на документи

Можете да прочетете повече за всяка от тези системи в следващите раздели.

1. Паспорт на SolarWinds (GET DEMO)

Табло за управление на паспорта

Паспорт от SolarWinds е насочена към управляващите доставчици на услуги и се предлага на пазара от SolarWinds MSP деление. Предложението е MSP да използват системата за управление на документи както за собствената си документация, така и като допълнителна услуга, която може да бъде пренасочена към клиентите си.

Няма причина компаниите да не придобиват системата директно за собствена употреба. Това е облачна услуга и така е достъпен от всяка операционна система чрез браузър.

Паспортният пакет включва мениджър на пароли, както и мениджър на документи. Това е базовият пакет на Passportal, така че не е възможно да се абонирате само за инструмента за управление на документи, който се нарича SolarWinds Document Manager.

Въпреки че SolarWinds Document Manager е нещо повече от система за съхранение на файлове в облак сървърното пространство е включено в пакета. Услугата включва публикуване на рамки за различни видове документация. Например, много лесно е да се създаде онлайн база от знания за потребителите в системата на Passportal. Инструментът включва пакет за редактиране както и позволяване на качване на документи в системата за съхранение на файлове.

Системата за съхранение на файлове е защитени с криптиране и достъпът е разрешен само от защитени с парола потребителски акаунти.

Тази система е чудесна за създаване на екипни информационни документи и потребителски информационни системи, както и за управление на корпоративни документи. Ако се интересувате и от помощната програма за управление на пароли в пакета, този инструмент може да се интегрира с Active Directory и LDAP системи за обединяване на правата за достъп на целия ви бизнес на едно място.

Паспортът се таксува за чрез абонамент на потребител, плаща се месечно предварително. Не е необходимо да сключвате договор за ползване на услугата и няма изискване за минимален период на абонамент. Системата е многонаселена, така че ако MSP искат да продадат SolarWinds Document Manager на своите клиенти, те могат да предоставят на всеки от тях собствено сегментирано пространство за съхранение, което се поддържа отделно за всеки клиент. Можеш заявете демонстрация на уебсайта им.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. IT лепило

ITGlue

IT лепило е облачна услуга и е много подобен на Passportal, тъй като съчетава и управление на парола и документи. Подобно на Passportal, този инструмент се предлага на управлявани доставчици на услуги, но също така има версия, която е насочена към директна покупка от компаниите на крайни потребители. Тази версия се нарича MyGlue и може да бъде закупен от MSP като добавка към IT Glue или да се абонирате за самостоятелен пакет. ИТ лепилото е собственост на Касея, която също произвежда RMM и PSA софтуер за MSP.

Освен че позволява документите да бъдат качени и съхранявани в системата IT Glue, потребителският интерфейс включва база от знания / редактор в стила на уики, който помага на екипите да създават източници на информация чрез ръководена структура. Редакторите включват шаблони за различни видове документация и те действат като ръководство при подготовката на нови документи в платформата. Способността за разгръщане на рамка е особено важна за структурираните информационни магазини, като Wikis.

Пакетът IT Glue включва пространство за съхранение, което е сегментирано на потребител и изисква идентификационни данни за достъп. Тези права за достъп могат да бъдат управлявани в мениджъра на пароли, който е вграден в платформата IT Glue. Съхранението на документи е криптирано и всички трансфери между вашия сайт и системата ITGlue също са защитени чрез криптиране. Това включва качване и изтегляне на файлове, както и комуникациите между конзолния софтуер на сървъра ITGlue и браузърите на потребители, които имат достъп до таблото за управление.

Пакетът IT Glue може да бъде допълнен от добавки. Системата MyGlue е една от тях. Друг е a система за откриване на мрежа, който ще изброява целия хардуер и софтуер, работещи на вашия сайт. Този процес създава инвентаризация на вашата ИТ инфраструктура, която се актуализира постоянно. Така че е възможно да се използва IT лепило за мониторинг на системата както и управление на документи и пароли.

ИТ лепилото е заплаща се чрез абонамент. Опакован е в три издания: Основен, Изберете, и начинание - всички планове включват платформата за документация. Таксите се събират на потребител на месец.

3. ITBoost

ITBoost табло за управление

ITBoost е друго облачна система за управление на документи която се предлага на MSP, но може да се използва и от вътрешни ИТ отдели. Услугата е собственост на ConnectWise, която също произвежда системи за управление на инфраструктурата и софтуер за поддръжка на MSP. Подобно на ITGlue и Passportal, ITBoost също включва мениджър на пароли.

Таблото за управление на администратора на услугата включва монитор за пространството за съхранение на документи който е включен в пакета. Основната цел на тази документационна система е създаването и поддръжката на знание. Не всички документи обаче трябва да бъдат предоставени на потребителите. Системата позволява документите да бъдат импортирани или изнесени, а също така е възможно документите да се пазят частни и да не са достъпни за базата от знания, видима от потребителите.

Системата дава възможност за създаване на различни категории на групи документи, като съвет за потребители и ръководства за вътрешна употреба от служители на MSP или IT отдела. Пример за ведомствените документи са стандартните оперативни процедури (SOP). Ръководствата за потребителя ще бъдат добавени към ориентираната към потребителя база от знания. Трета категория е база от знания, която е предназначена за използване от клиентите на клиентските компании, обслужвани от MSP. Тази категория също включва форми за обратна връзка за клиентите да попълнят и да дадат своите оценки за качеството на получените стоки, услуги или подкрепа.

Платформата ITBoost включва редактори на документи които дават възможност за създаване на документи в околната среда. Системата може да се използва като основен магазин на документи или като резервна / жива система, като оригиналните документи помагат в отделен магазин за документи на място или в друга услуга за съхранение в облак.

Всички хранилища на данни са защитени с криптиране както и всички комуникации между потребителя и сървърите на ITBoost. Документите са защитени от контрола за редакция.

Планът включва други функции за управление на системата, като например контрол на конфигурацията и архивиране. Има и ан Управление на SSL сертификати функция в платформата.

ITBoost се интегрира с някои от системите за администриране на системата ConnectWise, като например ConnectWise Control, ConnectWise Automate, и ConnectWise Manage. Той също ще се интегрира с MSP RMM и PSA софтуер, произведен от други доставчици, като SolarWinds, Pulseway, Atera и Kaseya. ITBoost е наличен в 14-дневна безплатна пробна версия.

4. Съединение

сливане

сливане, от Atlassian, се използва широко за документация за ИТ проекти. Той се интегрира добре с Jira, който е инструмент за управление на проекти, произведен от същата компания. Следователно този инструмент за управление на документи би бил особено добър избор, ако търсите система за съхранение на документация за управление на проекти. Комбинацията от Съединение и Джира е особено подходяща за гъвкави проекти за развитие.

Системата на Съединение е облачна услуга което включва пространство за съхранение на документи. Той се предлага и като локален софтуер. Възможно е да се качват документи и в магазина за документи импортирайте ги в системата за представяне на документи това е част от платформата за сливане. По-често е да се изготви документация в редактора на Confluence и след това да се съхранява текстът в системата на Confluence като част от структурата за представяне на документи..

Редакторът включва шаблони, които действат като CSS системата за уебсайтове и налагат последователен формат на презентация за пакета от документи. Всъщност крайният продукт на документ на Съединение изглежда много като уеб страница.

Освен че формира база за документи, системата Confluence включва съоръжението за създаване страници за екипно сътрудничество. Те включват форуми за чат за координиране на задачите, съобщения и известия.

Услугата, базирана в облак, се предлага на пазара в три издания, а локалният софтуер се предлага чрез две опции за покупка.

Трите издания на Cloud Confluence са Безплатно, стандарт, и Premium. Безплатната версия е подходяща за малки фирми, тъй като включва системата за управление на документи, но е ограничена до 10 потребители. Версиите Standard и Premium позволяват до 5000 потребители на акаунт. Платените версии включват регистриране на одит, което ще ви е необходимо, ако следвате стандарт за защита на данните. Премиум изданието включва модул за анализи. Пространството за съхранение, включено в безплатния акаунт, е 2 GB, стандартният акаунт включва 250 GB включени, а Premium Edition включва неограничено пространство за съхранение.

Локалните версии са Сървър, с еднократна такса въз основа на броя на потребителите и  Център за данни, което включва хранилище за резервно копие в облак и се цени на година.

5. G-Suite

Google Drive

Google G Suite е бизнес пакет, базиран в облак което добавя административна конзола към редица онлайн продукти на Google, които обикновено са безплатни за използване. Тези инструменти са Gmail, разговори, календар, документи, таблици, слайдове, пазете, формуляри, сайтове и Google Drive. Въпреки че това е по същество набор от производителност, включването на система за управление и съхранение в облака прави това средство за управление на документи.

Документи, таблици и слайдове са еквивалент на Майкрософт Уърд, Excel, и PowerPoint. Файлове, създадени с тези продукти на Microsoft, могат да се качват в Google Drive и да се съхраняват, разглеждат и споделят чрез него. Въпреки това, за да получите пълни функции за сътрудничество, е необходимо да импортирате тези документи в еквивалентния формат на Google, което е лесно.

Конзолата на мениджъра на документи позволява на администратора да издава идентификационни данни за достъп до частна, сегментирана зона на фирменото пространство за съхранение в Google Drive. Системата G Suite включва анотация на документ и контроли, дадени на създателя за това кой има достъп до документ и каква степен на достъп имат другите. А управление на мобилни устройства инструмент в мениджъра на документи контролира и регистрира начина на достъп до всеки документ от мобилни устройства. Изтритите документи могат да бъдат възстановени и всички промени се регистрират, което позволява връщането на документите към по-старите версии.

G Suite се предлага в три издания: Основен, Бизнес, и начинание. Всички включват конзола за управление на документи и система за управление на паролата на потребителя със свод на паролата. Основното издание разполага с 30 GB хранилище, докато изданията Business и Enterprise имат неограничено пространство за съхранение в облак. Google предлага 14-дневна безплатна пробна версия за всеки план.

6. Zoho Office Suite

Zoho Office

Zoho Office Suite е онлайн пакет от софтуер за производителност, който отразява елементите, съдържащи се в Microsoft Office.  Услугата може да се използва безплатно от физически лица, но бизнесът трябва да плаща за системата, за да получи добавени функции за управление на екипи и документи. Версията на екипа на системата е безплатна за използване за до петима потребители.

Най- административна конзола на Zoho Office Suite дава възможност за настройване на потребителски акаунти в пространството за съхранение. Достъпът до хранилището също се удвоява като акаунти в редактора на документи. Потребителите могат качване на документи в техните папки или създаване на нови документи. Всеки собственик на документ има право да разреши достъп до други лица и да посочи действията, които тези колеги могат да извършват на всеки файл. Възможно е и настройка споделени папки които автоматично предоставят на тези участници пълен достъп до документи, съхранявани в тях.

Извикват се редакторите в Zoho Office Suite Zoho Writer, Zoho Sheet, и Zoho Show; те са съвместими с Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Апартаментът също включва Zoho Notebook, което е подобно на Microsoft OneNote. Друга потребителска функция в тази система за управление на документи е Зия, виртуален асистент, която извършва услуги като проверка на правописа и помощ на потребителя.

Zoho Office Suite се таксува чрез абонамент на потребител на месец. Предлага се в три издания: Безплатно, стандарт, и Premium. Безплатната версия включва 5 GB облачно съхранение на потребител. Съхранението, разпределено за всеки потребител в стандартната версия, е 100 GB и всеки потребител получава 1 TB пространство с план Premium. Плановете Standard и Premium могат да бъдат тествани на 15-дневна безплатна пробна версия.

7. Облак DocuWare

DocuWare

DocuWare Cloud е чиста система за управление на документи - тя не включва онлайн редактори за създаване на документи. Тази услуга има за цел да предостави функции за съхранение и архивиране на документи. След създаването на документи чрез приложение като Microsoft Word, потребителят ги качва в лично „поднос”В облачното хранилище. Тази тава е личното пространство за този потребител. Тавата може да бъде настроена като папка в потребителския проводник на потребителя, така че запазващите документи автоматично да ги качват, а приложенията на работния плот незабавно да получат достъп до съхраняваните в облака документи, без да се налага да ги изтегляте първо.

Веднъж в облака, документи могат да се споделят като изпратите линк, а не изпратите имейл до копие на документа. На сървъра DocuWare могат да се съхраняват всички видове файлове, включително изображения на сканирани документи и медийни файлове. Сървърът DocuWare ще индексира всеки файл, търсене на ключови думи, за да се даде възможност за лесно извличане, например по време на фазата на електронно откриване на правна процедура или одит.

Въпреки че в пакета DocuWare Cloud няма пълен набор от редактори в стила на Microsoft Office, платформата включва преглед на документи. Този зрител има някои функции за редактиране, като например възможността за маркиране на текст и бележки за документи.

Както потребителят, така и администраторът могат да виждат показатели за всеки документ в магазина. Такива данни като размер на файла, брой страници, автор и ключови думи са достъпни за отделни файлове, за всяка тава и за акаунта като цяло..

DocuWare Cloud е облачна система и се предлага в четири издания: Основен, професионалист, начинание, и Голямо предприятие. Основната разлика между тях е количеството съхранение, разпределено за всеки и броя на потребителите, които всеки план позволява. Можете да получите достъп до облака на DocuWare на 30-дневна безплатна пробна версия.

Избор на инструмент за управление на документи

Определението на „управление на документи”Е много широк и обхваща широк спектър от възможности. Ако искате екип за продуктивност с конзола на администратор, тогава ще намерите опции в нашия списък с препоръки. Ако просто искате услуга за съхранение и архивиране на документи с функции за ръчно и автоматично управление, ще намерите и това.

Нашият списък с препоръки включва мениджъри на документи, които са подходящи за MSP и IT отдели. В този списък има инструменти, които ще преформатират и стандартизират цялата документация, ще ги съхранят в оригиналния им формат или ще предоставят редактори, които ще ви позволят да представяте цялата си информация равномерно.

Независимо дали се нуждаете от мениджър на документи за съхранение или представяне, сред нашите препоръки ще намерите правилното решение.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me

About the author

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

− 1 = 3

Adblock
detector