5 بهترین ابزار اسناد IT

5 بهترین ابزار اسناد IT

مستندات فناوری اطلاعات برای ایجاد پول هزینه دارد ، اما بیشتر شرکت ها بلافاصله اسناد خود را به محض خرید یا ایجاد ، از دست می دهند. متداول ترین روش مدیریت اسناد ، چاپ آن و قرار دادن چسب در ردیف قفسه های نادیده گرفته است. یه راه بهتری هم هست.

مفید ساختن این اسناد IT به سه عنصر نیاز دارد:

  • مستندسازی رقمی
  • قالب بندی های استاندارد
  • فهرست محتوای محتوای آنها برای جستجو.

در اینجا برای ابزارها و هیچ وقت برای خواندن کل پست؟ اینجا لیست ما از پنج ابزار برتر اسناد IT:

  1. گذرنامه SolarWinds (GET DEMO) سیستم محافظ رمزعبور تیمی که همچنین دارای یک فروشگاه اسناد مبتنی بر ابر است.
  2. چسب IT یک پلت فرم مدیریت اسناد آنلاین که با بسیاری از سیستم های مدیریت پروژه و همکاری همراه است.
  3. ITBoost یک سیستم مستند سازی مبتنی بر وب که متعلق به ConnectWise ، یک سیستم مدیریت زیرساخت است.
  4. تلاقی یک سیستم همکاری ، ارتباطات و مستندات سازمانی که به طور گسترده در صنعت IT مورد استفاده قرار می گیرد.
  5. DokuWiki یک سازنده ویکی رایگان که می تواند برای ساختن یک پایگاه دانش درون خانه مورد استفاده قرار گیرد.

نگه داشتن اسناد IT در قالب دیجیتال اولین قدم برای بدست آوردن اسناد سازمانی به حالت قابل استفاده است. این یک واکنش معمولی برای چاپ اسناد و قرار دادن آنها در قفسه کتاب است. این یک استراتژی مخصوصاً مفید برای شخص یا شرکتی است که مستندات را ایجاد کرده است زیرا اثبات جسمی و تصویری از کار سخت آنهاست. با این حال ، اکثر مردم این روزها موافق هستند باید از استفاده بیش از حد کاغذ جلوگیری کرد. اسناد چاپ شده فضای لازم را به خود اختصاص می دهند ، آنها نیاز به سرمایه گذاری در کابینت های ذخیره سازی دارند و برای قطع درختان زیادی نیاز به آن دارند.

مرحله دوم استاندارد سازی قالب ذخیره سازی مورد استفاده برای آن اسناد است. اگر اسناد IT در قالب دیجیتال سرچشمه گرفته باشد ، احتمالاً تعداد آنها در تعداد کمی از انواع سند وجود دارد. قالب های Microsoft Word و PDF بسیار متداول هستند و می توانند به قالب های دیگر تبدیل شوند.

مرحله آخر این است که محتوای اسناد را فهرست کنید. این کار دشوار است که به صورت دستی انجام می شود ، اما می تواند خیلی سریع توسط فرآیندهای خودکار انجام شود.

تبدیل اسناد IT به نادیده گرفته نشده است دسترسی به منابع اطلاعاتی مکرر فقط به یک ابزار مدیریت اسناد کارآمد نیاز دارد. یک قدم بهتر این است که تمام اسناد IT شرکت خود را در قالب پرونده ای که برای تفسیر در سیستم های مبتنی بر وب ساخته شده است ، مانند قالب ویکی.

بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد در بازار موجود است. با این حال ، این یک دسته از نرم افزارها است که کمتر کسی از آن می داند و افراد زیادی نمی دانند برای ارزیابی صحیح همه گزینه ها چه چیزی را جستجو کنند..

ما در مورد بازار تحقیق کرده ایم. ما ویژگی های لازم برای ابزار اسناد IT را ذکر کردیم و سپس به کلیه محصولات موجود در بازار پرداختیم تا ببینیم این لیست با الزامات مطابقت دارد.

بهترین ابزارهای مستند سازی IT

هر یک از این سیستمهای مستند سازی IT کمی متفاوت است. هر کدام از نقاط قوت خود را دارند و مورد توجه سازمانهای مختلف قرار می گیرند. برخی از آنها قالبهای نمایش اسناد را ایجاد می کنند مانند صفحات وب است و برخی بهتر از سایرین در وارد کردن اسناد موجود مناسب هستند. برخی از آنها سیستم مستنداتی هستند که باید در آن اسناد سیستم شما نوشته شود. دیگران هستند ابزارهای کشف سیستم که مستندات فناوری اطلاعات شما را بطور خودکار تولید می کند.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد این گزینه ها را در بخش های بعدی بخوانید.

1. گذرنامه SolarWinds (GET DEMO)

داشبورد گذرنامهگذرنامه به دست آورد SolarWinds, تولید کننده پیشرو ابزارهای مدیریت زیرساخت فناوری اطلاعات ، در آوریل 2019. SolarWinds از طریق سلسله خریدهای ، بخش قدرتمندی را ایجاد کرده است که هدف آن ارائه نرم افزار پشتیبانی برای ارائه دهندگان خدمات مدیریت شده است. Passportal اکنون بخشی از آن بخش است که بنام آن نامیده می شود SolarWinds MSP.

پاسپورت ترکیبی از خدمات را برای MSP ها ارائه می دهد. یکی است یک سیستم مدیریت رمز عبور و دیگری است مدیر اسناد. اگرچه آن سرویس نامیده می شود مدیر اسناد SolarWinds, این بخشی از مجموعه Passportal است و با کسب اخیر آن به SolarWinds آمد.

مدیر رمز عبور گذرنامه و مدیر اسناد SolarWinds هسته اصلی را تشکیل می دهند سوئیت پاسپورت. عضویت در سیستم اسناد بدون در نظر گرفتن مدیر رمز ورود غیرممکن است.

گذرنامه است یک سرویس ابر و آن را برای MSP ها هدف قرار داده است. انتظار می رود MSP ها از سیستم مستند سازی داخلی استفاده کنند و همچنین آن را برای تهیه فروشگاه های اطلاعاتی برای شرکت های مشتری و کارمندانشان مستقر کنند. به عنوان مثال ، یک MSP می تواند تعداد کارمندان مشتری را که با کمک میز تماس می گیرند ، با ساختن کاهش دهد یک پایگاه دانش خودیاری که نحوه حل مشکلات در شبکه مشتری را توضیح می دهد.

منطق ادغام فراهم کردن مدیران رمز عبور و فروشگاه های اسناد این است که این دو منطقه بخش عمده تماسهایی را که کارمندان مشتری به میز راهنمائی MSP ارائه می دهند پشتیبانی می کنند..

سیستم اسناد هر دو است یک فروشگاه اطلاعات, مجموعه ویرایش, و یک سیستم قالب بندی ارائه. این سیستم با راهنمایی MSP در اطلاعاتی که برای استخراج تکنسین هایی که برای یک شرکت مشتری کار می کنند ، انجام می شود ، وقتی MSP برای اولین بار برای یک قرارداد پیشنهاد می کند ، استخراج می شود..

دانش در مورد سیستم مشتری برای نوشتن یک قرارداد خدمات دقیق ضروری است. پس از شروع روابط کاری ، باید تکنسین های مشتری تشویق شوند تا دانش خود را در مورد سیستم خود ارائه دهند.

این اطلاعات را می توان در SOP های ذخیره شده در مدیر سند تقسیم کرد. قدم به قدم ، MSP می تواند تعریفی از سیستم بسازید, نحوه عملکرد آن و نحوه استفاده کارکنان برخی از این اطلاعات برای تکنسین های MSP راهنمایی خواهند شد و بعضی دیگر به راهنمای عیب یابی تبدیل می شوند تا کاربران سیستم های مشتری بتوانند مشکلات خود را برطرف کنند. تو می توانی درخواست نسخه ی نمایشی در سایت آنها.

گذرنامه از SolarWindsGet Demo

2. چسب IT

ITGlue

IT Glue رقیب اصلی SolarWinds Passportal است. این سیستم مستند سازی است, متعلق به Kaseya, تهیه کننده اصلی نرم افزار MSP. IT Glue همچنین رمز عبور و مدیریت اسناد را در همان سرویس تلفیق می کند.

ITGlue علی رغم اینکه متعلق به تولید کننده مجموعه های PSA و RMM است ، قابلیت همکاری آن را با محصولات خواهرش محدود نمی کند. مطمئناً ، برای ITGlue با سیستم های PSA و RMM Kaseya ، موسوم است Kaseya BMS و Kaseya VSA. سیستم اسناد همچنین با نرم افزار رقیب MSP تولید شده توسط امثال Pulseway ، ConnectWise و SolarWinds ادغام می شود..

چسب IT است سرویس مبتنی بر ابر هزینه اشتراک با آن هزینه دارد. خدمات در سه نسخه موجود است: پایه ای, انتخاب کنید, و شرکت، پروژه. اینها همه قیمتها در هر کاربر در هر ماه با حداقل تعداد پنج نفر - هرچند نسخه Enterprise برای یک تا چهار کاربر با قیمت ماهانه بسیار بالاتر از برنامه پنج کاربر در دسترس است. گزینه داخلی وجود ندارد. تمام برنامه ها شامل بستر اسناد و مدارک است. این سرویس ویرایشگر پایه دانش / ویکی سبک ارائه می دهد ، که همچنین یک ساختار ذخیره سازی اطلاعات را ارائه می دهد.

IT چسب ارائه می دهد ابزار کشف سیستم به عنوان یک ویژگی افزودنی ، در نسخه های استاندارد گنجانده نشده است. این سیستم autodiscovery به طور خودکار موجودی سخت افزار و نرم افزار یک شبکه را کشف کرده و همه آنها را مستند می کند.

سیستم IT چسب چارچوبی را برای مستند سازی ایجاد می کند ، قالب هایی را برای نوشتن فراهم می کند و اطلاعات ثبت شده را برای ارائه ساختار می دهد. همچنین فضای ذخیره سازی برای اسناد و رابط ها را برای سازندگان و مصرف کنندگان فروشگاه های اسناد فراهم می کند. کلیه ارتباطات با سرویس ITGlue می باشد محافظت شده توسط رمزگذاری, همانطور که داده های ذخیره شده در سرور IT Glue.

IT Glue یک بسته جایگزین با نام MyGlue تولید می کند. سیستم MyGlue یک بستر سلف سرویس است که مشتریان نهایی به طور مستقیم برای آن ثبت نام می کنند ، در حالی که IT چسب است منظور توسط MSP ها استفاده می شود برای اطلاع رسانی در دسترس کارمندان شرکت مشتری. MyGlue شامل تنظیم مجدد رمز عبور و امکانات ایجاد دانش است.

3. ITBoost

داشبورد ITBoost

ITBoost است متعلق به ConnectWise, که یکی دیگر از تولید کنندگان عمده سیستم های مدیریت زیرساخت ها است. همچنین این شرکت تهیه کننده برتر نرم افزارهای MSP است. بنابراین ITBoost ، ITGlue و Passportal در رقابت بسیار نزدیک قرار دارند.

ITBoost مانند سایر رقبای اصلی خود ، سرویس ابری است که با هدف MSP انجام می شود و همچنین شامل خدمات مدیریت رمز عبور و طاق رمز عبور نیز می باشد. اسناد ایجاد شده توسط ITBoost می توانند اطلاعات را در اختیار کاربران داخلی یا کاربران خارجی قرار دهند. اسناد برای کاربران خارجی شامل یک فرم بازخورد است که به کارمندان مشتریان اجازه می دهد رتبه بندی خدمات MSP را ارائه دهند.

سیستم ITBoost این قابلیت را دارد برای وارد کردن اسناد و همچنین شامل یک ویرایشگر است. ویژگی جالب دیگر امکان جمع آوری اطلاعات از بلیط های پشتیبانی است. امکانات جمع آوری داده ها ، ساختار ارائه و الگوهای اسناد برای حمایت از ایجاد SOP برای کارکنان MSP و یک پایگاه دانش برای کاربران پشتیبانی.

ITBoost دارای توابع مختلفی است که به همزیستی ConnectWise در سایت وابسته است - ConnectWise Control, ConnectWise Automate, و ConnectWise مدیریت. این برنامه همچنین شامل ضبط تنظیمات دستگاه و کمک به مستند سازی سیستم هایی است که MSP مدیریت می کند.

ارتباطات از طریق اینترنت و ذخیره اطلاعات در سرورهای ITBoost همه برای امنیت رمزگذاری شده اند.

ITBoost علیرغم اینکه خاصیت ConnectWise است ، می تواند با سیستم های PSA رقیب ارائه شده از جمله ، Kaseya و Pulseway ادغام شود. همچنین با بسته های RMM تولید شده توسط پسندیدگان ادغام می شود آترا, SolarWinds, و کاسیا. همچنین با ITGlue ، Slack و طیف وسیعی از سیستمهای تلفن VoIP ادغام می شود. ITBoost در یک آزمایش رایگان 14 روزه در دسترس است.

4- تلاقی

تلاقی

Confluence محصولی از خانه نرم افزار استرالیا است, اطلس. این یک اسناد ، همکاری و سیستم مدیریت دانش بسیار موفق است. اطلس نیز صاحب است جیرا, ابزار مدیریت پروژه ، و هر دو سیستم برای ایجاد یک مجموعه پشتیبانی از پروژه ادغام می شوند.

ترکیب جیرا برای برنامه ریزی و مدیریت پروژه با تلاقی اسناد و ارتباطات در میان بسیار محبوب است تیم های توسعه چابک. تلاقی به عنوان یک بستر خصوصی رسانه های اجتماعی برای مشاغل توصیف شده است. این ابزار از سال 2004 در دسترس بوده و از آن زمان به بعد بسیار تغییر کرده است. در ابتدا ، بسیار شبیه به قالب معمولی ویکی بود. با این حال ، هر دو روش عملیاتی سیستم و سبک رابط از آن زمان تغییر کرده اند.

ظاهر و هدف صفحات ایجاد شده در Confluence بسیار سازگار و قابل استفاده است توسط الگوهای هدایت می شود. سیستم اسناد حاصل به نظر می رسد بیشتر شبیه یک وب سایت است. انواع مختلف صفحات ایجاد اعلان ها ، پایگاه های دانش قابل جستجو و صفحات نظر گروهی را امکان پذیر می کند.

ابزار شامل یک ویرایشگر راهنما, که ایجاد صفحات را از طریق قالب ها سهولت می بخشد. اسناد از پیش نوشته شده می تواند باشد وارد یک سیستم اسناد ایجاد شده در تلاقی می شود. با این حال ، هدف از تلاقی پشتیبانی از ایجاد اسنادی است که در محیط ایجاد می شود و نه اینکه به عنوان یک اسناد و مدارک عمل کنند ، گرچه فضای ذخیره سازی با برنامه های دسترسی آنلاین ابزار موجود است..

تلاقی در دسترس است یک سرویس اشتراک مبتنی بر ابر یا همانطور که نرم افزار داخلی. خریداران هنگام بررسی این نرم افزار دارای پنج گزینه هستند. سه نسخه برای سرویس مبتنی بر ابر و دو گزینه خرید برای نرم افزار داخلی وجود دارد.

سه نسخه Cloud Confluence هستند رایگان, استاندارد, و حق بیمه. یک کسب و کار کوچک با نسخه رایگان خوب است. در حالی که نسخه های استاندارد و پریمیوم حداکثر 5000 کاربر را برای هر حساب امکان پذیر می سازند ، نسخه رایگان آن به 10 محدود می شود. مهمترین ویژگی اضافی با دو نسخه پرداخت شده ، ورود به سیستم حسابرسی است. نسخه Premium موارد اضافی زیادی نسبت به نسخه استاندارد دارد اما مهمترین آن درج یک ماژول تحلیلی است. فضای ذخیره سازی یکی دیگر از تمایز کننده ها با حساب رایگان 2 گیگابایت ، حساب استاندارد با 250 گیگابایت و کمک هزینه ذخیره سازی نامحدود برای نسخه Premium است.

نسخه در محل ، به نام سرور, می توانید با هزینه یک بار هزینه داشته باشید ، اما شما باید در مورد تعداد کاربرانی که به این نرم افزار دسترسی خواهند داشت تصمیم بگیرید زیرا این تنها عامل موثر بر قیمت است. نسخه بالاتر در محل گفته می شود مرکز اطلاعات. این قیمت در هر سال است و شامل نسخه پشتیبان ابری برای داده ها است.

5. DokuWiki

DokuWiki

اگر می خواهید ایجاد کنید یک قالب ویکی سنتی برای اسناد IT خود ، گزینه های مدیریت ویرایشگر و مستندات زیادی را دارید. بیشتر آنها رایگان هستند. احتمالاً بهترین ویرایشگرهای ویکی DokuWiki است.

یک مزیت بزرگ DokuWiki سادگی آن است. این باعث می شود تا ویرایشگر و نرم افزار مدیریت اسناد آسان نباشد. این سیستم برای فهرست بندی یا ذخیره اسناد به یک پایگاه داده مرتبط نیاز ندارد. در عوض ، سیستم تحویل محتوا DokuWiki با آن کار می کند فایلهای متنی به عنوان منبع داده.

این سیستم مدیریت محتوای اسناد برای اولین بار در سال 2004 منتشر شد. بنابراین ، این بسته مدت طولانی است.

این هست یک برنامه متقاطع, بنابراین لازم نیست نگران باشید که سرور مناسبی برای میزبانی کد دارید. از آنجا که این یک نرم افزار رایگان است ، نسخه ای مبتنی بر ابر DokuWiki وجود ندارد. با این حال ، می تواند بر روی آن نصب شود سرور مجازی AWS اگر نمی خواهید یک میزبان در محل باشید.

سیستم مدیریت اسناد رایگان و رایگان دارای چندین ویژگی عالی است که شامل آن می شود کنترل نسخه, با هر نسخه حفظ شده است, کنترل دسترسی, قالب ها, و یک سیستم افزونه برای گسترش کارایی ابزار.

این ابزار فقط به نمایش متون غربی محدود نمی شود. همچنین قادر به نشان دادن است مجموعه شخصیت های غیر اروپایی, مانند چینی ، عربی و عبری. CMS یک سیستم نمایه سازی یکپارچه دارد و صفحه نمایش ویکی تمام شده شامل یک مرکز جستجوی کاملاً کارآمد است.

اگر به فکر میزبانی نرم افزار در محل نیستید و نمی خواهید برای مدیر اسناد هزینه ای بپردازید ، این ابزار می تواند پاسخی باشد که به دنبال آن هستید.

انتخاب یک ابزار مستند سازی IT

این بررسی فقط تعداد کمی گزینه را ارائه می دهد. تصمیم اصلی شما باید تصمیم بگیرید این است که آیا شما می خواهید مدیر اسناد و مدارک میزبان باشید و یا می خواهید نرم افزار را در محل خود نگه دارید.

استراتژی های آنلاین و راه حل های داخلی مزایای بسیاری دارد. برخی از مدیران فناوری اطلاعات فقط احساس امنیت میزبانی از هوش تجاری خود را در خارج از محل های امن شرکت های خودشان انجام نمی دهند. اگر این موضوع شما را توصیف می کند ، در این لیست دو گزینه در قالب وجود دارد DokuWiki و تلاقی. در این لیست چهار سرویس میزبانی شده وجود دارد زیرا با پیاده سازی شرکت های بیشتر به بازار ، این پیکربندی بیشتر و بیشتر می شود.

ابزار پرداخت شده در این لیست می تواند بسیار گران باشد. با این حال ، اگر شما یک شرکت کوچک هستید یا یک استارتاپی که هزینه بسیار کمی برای خرج کردن داشته باشید ، در این لیست دو گزینه رایگان دارید که باید انتخاب کنید: DokuWiki و نسخه رایگان تلاقی.

نوشتن اسناد IT در ویرایشگرهای این ابزارهای مدیریت اسناد ایده بهتر از اسکن کردن کتابخانه های موجود در مستندات مبتنی بر کاغذ است. سیستم های مدیریت محتوای قالب بندی شده خاص در ارائه اسناد فناوری اطلاعات بهتر از اسناد سنتی تمام صفحه هستند زیرا آنها می توانند توضیحات کوتاه و راهنمایی های سریع و همچنین راهنماهای کامل کاربر و کتابچه های رویه را ارائه دهند..

آیا از لیست ابزارهای ما استفاده می کنید؟ کدام جنبه های سیستم مدیریت اسناد فعلی شما باعث شده است تا آن را انتخاب کنید؟ پیامی را در نظرات بخش زیر را برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود با جامعه قرار دهید.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me

About the author

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

2 + 2 =

Adblock
detector