5 лучших инструментов ИТ-документации

Создание ИТ-документации стоит денег, но большинство компаний сразу теряют свою документацию, как только она куплена или создана. Наиболее распространенный метод управления документацией – это распечатать ее и поместить в подшивку на ряды игнорируемых полок. Существует лучший способ.

Чтобы сделать эти документы полезными, требуется три элемента:

• Оцифровка документации
• Стандартизировать форматы
• Индексируйте содержимое документа, чтобы сделать его доступным для поиска.

Здесь для инструментов и нет времени, чтобы прочитать весь пост? Вот наш список пяти лучших инструментов документации ИТ:

1. SolarWinds Passportal (ПОЛУЧИТЬ ДЕМО) Система коллективной защиты паролей, которая также управляет облачным хранилищем документов.
2. IT клей Онлайн-платформа управления документами, которая интегрируется со многими системами управления проектами и совместной работы..
3. ITBoost Система документирования на основе Интернета, принадлежащая ConnectWise, системе управления инфраструктурой.
4. впадение Система корпоративного сотрудничества, связи и документирования, широко используемая в ИТ-индустрии..
5. DokuWiki Бесплатный создатель Wiki, который можно использовать для создания собственной базы знаний.

Хранение ИТ-документации в цифровом формате – это первый шаг к переводу корпоративной документации в работоспособное состояние. Это типичная реакция, чтобы распечатать документы и положить их в книжный шкаф. Это особенно полезная стратегия для человека или компании, которая создала документацию, потому что она обеспечивает физическое, визуальное подтверждение их тяжелой работы. Тем не менее, большинство людей согласны с тем, что в эти дни следует избегать чрезмерного использования бумаги. Печатные документы занимают много места, они требуют вложений в шкафы для хранения и требуют вырубки большого количества деревьев..

Вторым шагом является стандартизация формата хранения, используемого для этих документов. Если документы ИТ возникли в цифровом формате, существует высокая вероятность того, что они будут представлены в небольшом количестве типов документов. Microsoft Word и PDF форматы очень распространены и могут быть преобразованы в другие форматы.

Заключительный этап заключается в индексировать содержание документов. Это трудоемкая задача при выполнении вручную, но она может быть выполнена автоматически с помощью очень быстрых процессов.

Превращение игнорируемых ИТ-документов в часто используемые источники информации просто требуется эффективный инструмент управления документами. На шаг лучше – создать все ИТ-документы вашей компании в формате файла, который настроен для интерпретации в доступные веб-системы, такие как Формат вики.

На рынке доступно множество систем управления документами. Тем не менее, это категория программного обеспечения, о которой мало кто знает, и мало кто знает, что искать, чтобы правильно оценить все варианты..

Мы исследовали рынок. Мы перечислили необходимые атрибуты инструмента для документирования ИТ, а затем просмотрели все продукты на рынке, чтобы увидеть, какие из них соответствуют этому списку требований..

Лучшие инструменты ИТ-документации

Каждая из этих систем документации ИТ немного отличается. Каждый из них имеет свои сильные стороны и будет привлекать различные организации. Некоторые создают форматы отображения документов, которые похожи на веб-страницы и некоторые лучше подходят для импорта существующих документов, чем другие. Некоторые из них являются системами документации, в которые должна быть записана ваша системная документация. Другие инструменты обнаружения системы который сгенерирует вашу IT документацию автоматически.

Вы можете прочитать больше об этих опциях в следующих разделах.

1. SolarWinds Passportal (ПОЛУЧИТЬ ДЕМО)

Passportal был приобретен SolarWinds, ведущий производитель инструментов для управления ИТ-инфраструктурой, в апреле [year] года. В результате ряда закупок SolarWinds создала мощное подразделение, целью которого является предоставление программного обеспечения поддержки для поставщиков управляемых услуг. Passportal теперь является частью этого подразделения, называемого SolarWinds MSP.

Passportal предлагает комплекс услуг для MSP. Один система управления паролями а другой менеджер документов. Хотя этот сервис называется Диспетчер документов SolarWinds, он является частью пакета Passportal и попал в SolarWinds с недавним приобретением.

Менеджер паролей Passportal и Менеджер документов SolarWinds составляют основу Passportal Suite. Невозможно подписаться на систему документов, не взяв также менеджер паролей.

Паспорт есть облачный сервис и это нацелено на MSP. Ожидается, что MSP будут использовать систему документации для внутреннего использования, а также развернуть ее для предоставления хранилищ информации для компаний-клиентов и их сотрудников. Например, MSP может сократить количество клиентов, звонящих в службу поддержки, создав база знаний самопомощи это объясняет, как решить проблемы в сети клиента.

Логика объединения служб управления паролями и хранилищами документов заключается в том, что эти две области поддерживают большую часть вызовов, которые сотрудники клиентов будут выполнять в службу поддержки MSP..

Система документов является хранилище информации, набор для редактирования, и система форматирования презентаций. Система начинается с указания MSP, какую информацию извлекать у техников, работающих в компании-клиенте, когда MSP впервые подает заявку на контракт.

Знание системы клиента необходимо для составления точного контракта на обслуживание. После того, как рабочие отношения начнутся, необходимо поощрять техников клиента делиться своими знаниями о системе, которую они используют..

Эта информация может быть передана в СОП, хранящиеся в диспетчере документов. Шаг за шагом, MSP может создать определение системы, как им управлять и как его используют сотрудники. Часть этой информации станет руководством для технических специалистов MSP, а часть станет руководством по устранению неполадок, чтобы пользователи систем клиентов могли самостоятельно решать свои проблемы. Вы можете запросить демо на их сайте.

Паспорт от SolarWindsGet Demo

2. ЭТО Клей

IT Glue является основным конкурентом SolarWinds Passportal. Это система документации, принадлежит Касея, крупный поставщик программного обеспечения MSP. IT Glue также объединяет управление паролями и документами в одном сервисе.

Несмотря на то, что ITGlue принадлежит производителю комплектов PSA и RMM, он не ограничивает свою совместимость с аналогичными продуктами. Конечно, для ITGlue существуют интеграции с системами Kaseya PSA и RMM, которые называются Касея БМС и Касея ВСА. Система документации также интегрируется с конкурирующим программным обеспечением MSP, разработанным такими компаниями, как Pulseway, ConnectWise и SolarWinds..

ЭТО Клей облачный сервис это оплачивается по подписке. Сервис доступен в трех редакциях: основной, Выбрать, и предприятие. Все это цены на пользователя в месяц с минимальной численностью персонала в пять человек – хотя версия Enterprise доступна для одного-четырех пользователей по гораздо более высокой месячной цене, чем план для пяти пользователей. Локального варианта нет. Все планы включают в себя документацию платформы. Сервис предоставляет базу знаний / редактор в стиле вики, который также обеспечивает структуру хранения информации.

IT Клей предлагает утилита обнаружения системы как дополнительная функция, не включенная в стандартные выпуски. Эта система автообнаружения будет автоматически исследовать инвентаризацию оборудования и программного обеспечения сети и документировать их все..

Система IT Glue создает основу для документации, предоставляет шаблоны для записи и структурирует записанную информацию для представления. Он также предоставляет пространство для хранения базы документов и интерфейсы для создателей и потребителей хранилищ документов. Все коммуникации с сервисом ITGlue защищен шифрованием, как хранятся данные на сервере IT Glue.

IT Glue выпускает альтернативную упаковку под названием MyGlue. Система MyGlue является платформой самообслуживания, на которую конечные клиенты подписываются напрямую, тогда как IT Glue является предназначены для использования MSP сделать информацию доступной для сотрудников компании-клиента. MyGlue включает в себя сброс пароля и средства создания базы знаний.

3. ITBoost

ITBoost это принадлежит ConnectWise, который является еще одним крупным производителем систем управления инфраструктурой. Это также ведущий поставщик программного обеспечения для MSP. Так что ITBoost, ITGlue и Passportal находятся в очень тесной конкуренции.

Как и его основные конкуренты, ITBoost представляет собой облачный сервис, предназначенный для MSP, и он также включает службы управления паролями и хранилище паролей. Документы, созданные ITBoost, могут предоставлять информацию внутренним пользователям или внешним пользователям. Документы для внешних пользователей включают в себя форму обратной связи, которая позволяет сотрудникам ваших клиентов давать оценки услуг MSP.

Система ITBoost имеет возможность импортировать документы и это также включает в себя редактор. Еще одна интересная особенность – возможность собирать информацию из билетов поддержки. Средства сбора данных, структура представления и шаблоны документов объединяются для поддержки создания СОП для персонала MSP и базы знаний для поддерживаемых пользователей..

ITBoost имеет множество функций, которые полагаются на сосуществование ConnectWise на сайте – ConnectWise Control, ConnectWise Automate, и ConnectWise Manage. Он также включает запись конфигураций устройств, помогая документировать системы, которыми управляет MSP.

Для обеспечения безопасности связи через Интернет и хранения данных на серверах ITBoost все шифруется.

Несмотря на то, что ITBoost является собственностью ConnectWise, он может интегрироваться с конкурирующими системами PSA, предоставляемыми, среди прочего, Kaseya и Pulseway. Он также интегрируется с пакетами RMM, производимыми Atera, SolarWinds, и Kaseya. Он также интегрируется с ITGlue, Slack и рядом телефонных систем VoIP. ITBoost доступен на 14-дневную бесплатную пробную версию.

4. Слияние

Confluence – продукт австралийского дома программного обеспечения, Atlassian. Это очень успешная система документирования, совместной работы и управления знаниями. Atlassian также владеет Jira, инструмент управления проектом, и обе системы объединяются для создания пакета поддержки проекта.

Сочетание Jira для планирования проекта и управления с Слияние для документации и общения очень популярен среди гибкие команды разработчиков. Слияние было описано как частная платформа социальных сетей для бизнеса. Инструмент доступен с 2004 года и с тех пор радикально изменился. Сначала это было очень похоже на типичный формат Wiki. Однако с тех пор и метод работы системы, и стиль интерфейса изменились..

Внешний вид и назначение страниц, созданных в Confluence, очень легко адаптируются и управляемый шаблонами. Полученная система документации больше похожа на веб-сайт. Различные типы страниц позволяют создавать объявления, базы знаний с возможностью поиска и групповые страницы комментариев..

Инструмент включает в себя управляемый редактор, что облегчает создание страниц с помощью шаблонов. Предварительно написанные документы могут быть импортируется в систему документов, созданную слиянием. Тем не менее, целью Confluence является поддержка создания документов, созданных в среде, а не в качестве хранилища документов, хотя место для хранения включено в онлайн-планы доступа инструмента.

Слияние доступно как облачная служба подписки или как локальное программное обеспечение. Покупатели имеют пять вариантов при рассмотрении этого программного обеспечения. Существует три редакции для облачной службы и два варианта покупки для локального программного обеспечения..

Три издания Cloud Confluence являются Свободно, стандарт, и премия. Малый бизнес мог бы хорошо с бесплатной версией. В то время как стандартная и премиум-версии допускают до 5000 пользователей на одну учетную запись, бесплатная версия ограничена до 10. Наиболее важной дополнительной функцией в двух платных версиях является ведение журнала аудита. Премиум-версия имеет много дополнений по сравнению со стандартной версией, но наиболее важной из них является включение модуля аналитики. Еще одним отличием является объем дискового пространства: у бесплатной учетной записи 2 ГБ, у стандартной учетной записи 250 ГБ и неограниченный объем хранилища для версии Premium..

Локальная версия, называемая сервер, можно получить за единовременную плату, но вам нужно определиться с количеством пользователей, которые будут иметь доступ к программному обеспечению, потому что это единственный фактор, который влияет на цену. Высшее локальное издание называется Дата центр. Стоимость указана за год и включает облачное резервное копирование данных..

5. ДокуВики

Если вы хотите создать традиционный формат вики для вашей ИТ-документации у вас есть много вариантов редактора и управления документами. Большинство из них бесплатны. Вероятно, лучший из всех редакторов Wiki – это DokuWiki.

Большим преимуществом DokuWiki является его простота. Это облегчает обслуживание редактора и программного обеспечения для управления документами. Системе не требуется связанная база данных для индексирования или хранения документов. Вместо этого система доставки контента DokuWiki работает с текстовые файлы как источник данных.

Эта система управления контентом документов была впервые выпущена в 2004 году. Таким образом, пакет существует уже давно, что делает его надежным и стабильным программным обеспечением..

Это кроссплатформенная программа, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что у вас есть правильный тип сервера для размещения кода. Поскольку это бесплатное программное обеспечение, не существует облачной версии DokuWiki. Тем не менее, он может быть установлен на Виртуальный сервер AWS если вы не хотите поддерживать локальный хост.

Простая, бесплатная система управления документами имеет несколько замечательных функций, которые включают контроль версий, с сохранением каждой версии, контроль доступа, шаблоны, и плагин системы расширить функциональность инструмента.

Инструмент не ограничивается отображением западных текстов. Он также способен показывать неевропейские наборы символов, такие как китайский, арабский и иврит. CMS имеет интегрированную систему индексации, а готовый экран Wiki включает в себя полнофункциональное средство поиска..

Если вы не возражаете против размещения программного обеспечения на месте и не хотите платить за менеджер документов, то этот инструмент может быть ответом, который вы ищете.

Выбор инструмента ИТ-документации

Этот обзор просто представляет небольшое количество вариантов. Основное решение, которое вам нужно будет принять, – хотите ли вы размещать менеджер документации на хостинге или же вы хотите поддерживать программное обеспечение в своих собственных помещениях..

Есть много преимуществ как онлайн, так и внутренних стратегий. Некоторые ИТ-менеджеры просто не чувствуют себя уверенно, размещая свои бизнес-аналитики за пределами защищенных помещений своих компаний. Если это описывает вас, то у вас есть два варианта в этом списке в виде DokuWiki и впадение. В этом списке четыре размещенных сервиса, поскольку эта конфигурация становится все более доступной по мере того, как на рынок выходит все больше компаний.

Платные инструменты в этом списке могут оказаться довольно дорогими. Однако, если вы небольшая компания или стартап с очень небольшими затратами, у вас есть два бесплатных варианта в этом списке: DokuWiki и Бесплатная версия Confluence.

Написание ИТ-документации в редакторах этих инструментов управления документами – лучшая идея, чем просто сканирование существующих библиотек документации на бумажном носителе. Специально отформатированные системы управления контентом лучше предоставляют ИТ-документацию, чем традиционные полностраничные документы, потому что они могут предоставить краткие описания и быстрые советы, а также полные руководства пользователя и процедурные руководства..

Используете ли вы какие-либо инструменты из нашего списка? Какие аспекты вашей текущей системы управления документооборотом заставили вас выбрать ее? Оставьте сообщение в Комментарии раздел ниже, чтобы поделиться своим мнением с сообществом.