5 най-добри ИТ документационни инструменти

Информационната документация струва пари за създаването, но повечето компании веднага губят документацията си веднага след като е купена или създадена. Най-често срещаният метод за управление на документацията е да я разпечатате и поставите в подвързващи редове на игнорирани рафтове. Има по-добър начин.

За да направите тези информационни документи полезни, са необходими три елемента:

• Дигитализиране на документация
• Стандартизирайте форматите
• Индексирайте съдържанието на документи, за да ги направите търсещи.

Тук за инструментите и няма време да прочетете целия пост? Ето нашият списък с петте най-добри инструменти за документация за ИТ:

1. Паспорт на SolarWinds (GET DEMO) Екипна система за защита на пароли, която също управлява облачно хранилище за документи.
2. IT лепило Онлайн платформа за управление на документи, която се интегрира с много системи за управление на проекти и сътрудничество.
3. ITBoost Уеб базирана документационна система, която е собственост на ConnectWise, система за управление на инфраструктурата.
4. сливане Система за сътрудничество, комуникация и документация на предприятията, която се използва широко в ИТ индустрията.
5. DokuWiki Безплатен Wiki създател, който може да се използва за изграждане на вътрешна база от знания.

Съхраняването на ИТ документацията в цифров формат е първата стъпка за преминаване на корпоративна документация в полезно състояние. Типична реакция е да отпечатате документи и да ги поставите в шкафче. Това е особено полезна стратегия за лицето или компанията, създала документацията, тъй като предоставя физическо, визуално доказателство за тяхната упорита работа. Въпреки това повечето хора са съгласни в наши дни с това трябва да се избягва прекомерната употреба на хартия. Отпечатаните документи заемат място, изискват инвестиция в шкафове за съхранение и изискват много дървета, за да бъдат отсечени.

Втората стъпка е стандартизиране на формата за съхранение, използван за тези документи. Ако ИТ документите са с произход в цифров формат, има голяма вероятност те да бъдат в малък брой типове документи. Форматите на Microsoft Word и PDF са много разпространени и могат да бъдат преобразувани в други формати.

Последният етап е да индексира съдържанието на документите. Това е трудоемка задача, когато се изпълнява ръчно, но може да бъде завършена чрез автоматизирани процеси много бързо.

Включване на игнорирани ИТ документи често достъпни източници на информация просто изисква ефективен инструмент за управление на документи. Една стъпка по-добре е да създадете всички ИТ документи на вашата компания във файлов формат, който е настроен за интерпретация в достъпни уеб базирани системи, като например Формат на Wiki.

На пазара има много системи за управление на документи. Това обаче е категория софтуер, за който малко хора знаят, а не много хора знаят какво да търсят, за да оценят правилно всички опции.

Проучихме пазара. Ние изброихме необходимите атрибути на инструмент за информационни документи и след това разгледахме всички продукти на пазара, за да видим кой отговаря на този списък от изисквания.

Най-добрите средства за ИТ документация

Всяка от тези информационни системи за документация е малко по-различна. Всеки има различни силни страни и ще се хареса на различни организации. Някои създават формати за показване на документи, които изглеждат като уеб страници а някои са по-подходящи за вноса на съществуващи документи от други. Някои от тях са системи за документация, в които трябва да бъде написана вашата системна документация. Други са инструменти за откриване на системата което автоматично ще генерира вашата ИТ документация.

Можете да прочетете повече за тези опции в следващите раздели.

1. Паспорт на SolarWinds (GET DEMO)

Passportal е придобита от SolarWinds, водещият производител на инструменти за управление на ИТ инфраструктура, през април [year] г. Чрез поредица от покупки SolarWinds създаде мощно подразделение, което има за цел да осигури софтуер за поддръжка на управлявани доставчици на услуги. Passportal вече е част от това разделение, наречено SolarWinds MSP.

Passportal предлага комбинация от услуги за MSP. Един е система за управление на пароли и друго е мениджър на документи. Въпреки че тази услуга се нарича SolarWinds Document Manager, тя е част от пакета Passportal и дойде в SolarWinds с неотдавнашното си придобиване.

Мениджърът на пароли за парола и Мениджърът на документи на SolarWinds формират ядрото на Паспортален апартамент. Невъзможно е да се абонирате за документовата система, без да вземете и мениджъра на паролите.

Паспортът е облачна услуга и е насочена към МСП. Очаква се МСП да използват системата за документация вътрешно и също да я разгърнат, за да осигурят информационни магазини за клиентите и техните служители. Например, MSP може да намали броя на служителите на клиентите, които се обаждат в бюрото за помощ, като конструират база от знания за самопомощ Това обяснява как да разрешите проблеми в мрежата на клиента.

Логиката на обединяването на предоставянето на мениджъри на пароли и съхраняване на документи е, че тези две области поддържат по-голямата част от обажданията, които клиентските служители ще извършват до предоставената от MSP Помощна бюра.

Документалната система е и двете магазин с информация, пакет за редактиране, и система за форматиране на презентации. Системата започва с насочване на MSP каква информация да извлече от техниците, работещи за клиентска компания, когато MSP за първи път наддаде за договор.

Знанието за системата на клиента е от съществено значение, за да се напише точен договор за услуга. След като стартират работните взаимоотношения, техниците на клиента трябва да бъдат насърчавани да предават своите знания за системата, която работят.

Тази информация може да бъде дестилирана в SOP, съхранявани в мениджъра на документи. Стъпка по стъпка MSP може изграждане на дефиниция на системата, как да го управлявате и как служителите го използват. Част от тази информация ще се превърне в насоки за техниците на MSP, а някои ще се превърнат в ръководства за отстраняване на неизправности, за да могат потребителите на клиентските системи да решат собствените си проблеми. Можеш заявете демонстрация на техния сайт.

Паспорт от SolarWindsGet Demo

2. IT лепило

ИТ лепилото е основният конкурент на SolarWinds Passportal. Това е документационната система, собственост на Касея, основен доставчик на софтуер за MSP. IT Glue също комбинира управление на пароли и документи в една и съща услуга.

Въпреки че е собственост на производител на PSA и RMM пакети, ITGlue не ограничава оперативната си съвместимост със своите сестрински продукти. Със сигурност има интеграции за ITGlue с PSA и RMM системи на Kaseya, наречени Kaseya BMS и Касея VSA. Документационната система също се интегрира с конкурентния MSP софтуер, произведен от харесванията на Pulseway, ConnectWise и SolarWinds.

ИТ лепилото е облачна услуга която се таксува чрез абонамент. Услугата се предлага в три издания: Основен, Изберете, и начинание. Това са всички цени на потребител на месец с минимален брой от пет – въпреки че изданието Enterprise е достъпно за един до четирима потребители на много по-висока месечна цена от плана за пет потребители. Няма локална опция. Всички планове включват платформата за документация. Услугата предоставя база от знания / редактор в стила на уики, който също осигурява структура за съхранение на информация.

IT лепило предлага помощна програма за откриване на система като добавка функция, която не е включена в стандартните издания. Тази система за автоматично откриване автоматично ще изследва инвентаризациите на хардуера и софтуера в мрежа и ще документира всички тях.

Системата IT Glue създава рамка за документация, предоставя шаблони за писане и структурира записаната информация за представяне. Освен това осигурява пространство за съхранение на базата документи и интерфейси за създателите и потребителите на магазините за документи. Всички комуникации с услугата ITGlue са защитени чрез криптиране, както и данните, съхранявани на сървъра на IT Glue.

IT Glue произвежда алтернативен пакет, наречен MyGlue. Системата MyGlue е платформа за самообслужване, за която крайните клиенти се регистрират директно, докато IT Glue е предназначени да бъдат използвани от МСП да предостави информация на разположение на служителите на фирмата клиент. MyGlue включва нулиране на паролата и създаване на база знания.

3. ITBoost

ITBoost е собственост на ConnectWise, който е друг основен производител на системи за управление на инфраструктурата. Освен това е водещ доставчик на софтуер за МСП. Така ITBoost, ITGlue и Passportal са в много тясна конкуренция.

Подобно на основните си конкуренти, ITBoost е облачна услуга, насочена към MSP, а също така включва услуги за управление на пароли и хранилище с пароли. Документите, създадени от ITBoost, могат да представят информация на вътрешни или външни потребители. Документите за външни потребители включват формат за обратна връзка, който позволява на служителите на вашите клиенти да дават оценки на услугите на MSP.

Системата ITBoost има възможност за внос на документи и тя включва и редактор. Друга интересна особеност е възможността да се черпи информация от билети за поддръжка. Съоръженията за събиране на данни, структурата за представяне и шаблоните за документи се комбинират, за да подпомогнат създаването на SOP за персонала на MSP и базата от знания за поддържаните потребители.

ITBoost има редица функции, които разчитат на съвместното съществуване на ConnectWise на сайта – ConnectWise Control, ConnectWise Automate, и ConnectWise Manage. Той включва и запис на конфигурации на устройства, помагайки за документирането на системите, които MSP управлява.

Комуникациите през интернет и съхранението на данни на сървърите на ITBoost са криптирани за сигурност.

Въпреки че е собственост на ConnectWise, ITBoost може да се интегрира с конкурентни PSA системи, предоставяни, между другото, от Kaseya и Pulseway. Той също така се интегрира с RMM пакети, произведени от харесванията на ATERA, SolarWinds, и Kaseya. Той също така се интегрира с ITGlue, Slack и редица VoIP телефонни системи. ITBoost е наличен в 14-дневна безплатна пробна версия.

4. Съединение

Confluence е продукт на австралийската софтуерна къща, Atlassian. Това е много успешна система за управление на документация, сътрудничество и знания. Atlassian също притежава Jira, инструментът за управление на проекти и двете системи се интегрират, за да създадат пакет за поддръжка на проекти.

Комбинацията от Jira за планиране и управление на проекти с Съединение за документация и комуникация е много популярен сред пъргави екипи за развитие. Съединението е описано като частна платформа за социални медии за бизнеса. Инструментът е достъпен от 2004 г. и от тогава се промени коренно. В началото беше много подобен на типичния Wiki формат. Въпреки това, както оперативният метод на системата, така и интерфейсният стил са се променили оттогава.

Външният вид и целта на страниците, създадени в Confluence, са много адаптивни и са задвижвани от шаблони. Получената документационна система прилича повече на уебсайт. Различните типове страници дават възможност за създаване на съобщения, бази от знания за търсене и страници за групови коментари.

Инструментът включва ръководен редактор, което облекчава създаването на страници чрез шаблони. Предварително написани документи могат да бъдат импортирани в създадена от Confluence документационна система. Целта на Confluence обаче е да подпомогне създаването на документи, създадени в средата, а не да действа като съхраняване на документи, въпреки че пространството за съхранение е включено в плановете за онлайн достъп на инструмента.

Съединението е достъпно като услуга за абонамент, базирана в облак или като локален софтуер. Купувачите имат пет опции, когато обмислят този софтуер. Има три издания за облачната услуга и две опции за закупуване на локалния софтуер.

Трите издания на Cloud Confluence са Безплатно, стандарт, и Premium. Малък бизнес може да се справи добре с безплатната версия. Докато версиите Standard и Premium позволяват до 5000 потребители на акаунт, безплатната версия е ограничена до 10. Най-важната допълнителна функция при двете платени версии е регистрирането на одит. Премиум изданието има много екстри за стандартната версия, но най-важното е включването на аналитичен модул. Пространството за съхранение е друг диференциатор с безплатен акаунт за получаване на 2 GB, стандартния акаунт с 250 GB и неограничен размер на паметта за Premium Edition.

Локалната версия, наречена Сървър, може да има еднократна такса, но трябва да решите броя на потребителите, които ще имат достъп до софтуера, защото това е единственият фактор, който влияе върху цената. Извиква се по-високото локално издание Център за данни. Това е на цена годишно и включва облачно архивиране на данни.

5. DokuWiki

Ако искате да създадете традиционен Wiki формат за вашата ИТ документация, тогава имате много възможности за редактор и управление на документи. Повечето от тях са безплатни. Вероятно най-добрият от всички редактори на Wiki е DokuWiki.

Голямо предимство на DokuWiki е неговата простота. Това прави редактора и софтуера за управление на документи лесни за поддръжка. Системата не се нуждае от свързана база данни за индексиране или съхранение на документи. Вместо това системата за доставка на съдържание DokuWiki работи текстови файлове като източник на данни.

Тази система за управление на съдържанието на документи беше пусната за първи път през 2004 г. Така че пакетът съществува от доста време, което го прави добре утвърден и стабилен софтуер.

Това е кросплатформена програма, така че не е нужно да се притеснявате, че имате правилния тип сървър, който да хоства кода. Тъй като това е безплатен софтуер, не съществува облачна версия на DokuWiki. Въпреки това, той може да бъде инсталиран на AWS виртуален сървър ако не искате да поддържате локален хост.

Простата, безплатна система за управление на документи има някои страхотни функции, които включват контрол на версиите, като се запазва всяка версия, контрол на достъпа, шаблони, и система за приставки за разширяване на функционалността на инструмента.

Инструментът не се ограничава само до показване на западни текстове. Освен това е способен да показва неевропейски набори от знаци, като китайски, арабски и иврит. CMS има интегрирана система за индексиране, а готовият екран на Wiki включва напълно функциониращо средство за търсене.

Ако нямате нищо против да хоствате софтуера на място и не искате да плащате за мениджър на документи, тогава този инструмент може да бъде отговорът, който търсите.

Избор на инструмент за информационна документация

Този преглед представя само малък брой опции. Основното решение, което ще трябва да вземете, е дали искате мениджър на хоствана документация или искате да поддържате софтуера в собствените си помещения.

Има много предимства както за онлайн, така и за вътрешните стратегии. Някои ИТ мениджъри просто не се чувстват уверени, домакини на своята бизнес информация извън защитените помещения на собствените си компании. Ако това ви описва, имате два варианта в този списък под формата на DokuWiki и сливане. В този списък има четири хоствани услуги, тъй като тази конфигурация става все по-достъпна, тъй като все повече компании се движат на пазара.

Платените инструменти в този списък могат да се окажат доста скъпи. Ако обаче сте малка компания или стартъп с много малко разходи, в този списък имате две безплатни опции, от които да изберете: DokuWiki и безплатното издание на Съединението.

Написването на вашата ИТ документация в редакторите на тези инструменти за управление на документи е по-добра идея от просто сканиране на съществуващите ви на библиотека документи на хартия. Специално форматираните системи за управление на съдържанието са по-добри в предоставянето на ИТ документация от традиционните документи на пълна страница, защото те могат да предоставят кратки описания и бързи съвети, както и пълни ръководства за потребителя и процедурни ръководства..

Използвате ли някой от инструментите в нашия списък? Какви аспекти на настоящата ви система за управление на документи в ИТ ви накараха да я изберете? Оставете съобщение в Коментари раздел по-долу, за да споделите мненията си с общността.