7 بهترین نرم افزار مدیریت اسناد

ابزارهای مدیریت اسناد ، امکانات ذخیره سازی را با کارکردهای حقوق دسترسی ترکیب می کنند. بهترین سیستم ها ، هم برای سرپرستان ، هم برای رهبران تیم و هم برای کاربران مجزا ، در مورد نحوه دستیابی به پرونده های سیستم قابل استفاده هستند. در حالت ایده آل ، سیستم مدیریت اسناد همچنین شامل ویژگی های تداوم است تا بتوانند مشاغل را از فاجعه بهبود یابند.

امروزه طیف گسترده ای از ابزارهای مدیریت اسناد در بازار موجود است و تحقیق در مورد همه آنها مدت زمان زیادی طول خواهد کشید. ما وظیفه تحقیق در مورد بازار ابزارهای مدیریت اسناد را با تهیه فهرست کوتاه کوتاه کرده ایم.

اگر وقت کافی برای خواندن کل پست ندارید ، اینجا است لیست ما از بهترین ابزارهای مدیریت اسناد:

1. گذرنامه SolarWinds (GET DEMO) یک مدیر رمز عبور و یک مدیر اسناد موجود از ابر است.
2. چسب IT مدیر سند و رمز عبور مبتنی بر ابر.
3. ITBoost سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر.
4. تلاقی سیستم مدیریت اسناد که بطور گسترده برای پروژه های IT استفاده می شود.
5. مجموعه G-Suite ترکیبی از Google Drive و Google Docs که به مشاغل عرضه می شود.
6. سوئیت اداری Zoho مجموعه ای از ویرایشگران اسناد ، ذخیره سازی و ابزارهای مدیریت اسناد.
7. DocuWare Cloud ذخیره سازی اسناد ، سرویس بایگانی و مدیریت مبتنی بر Cloud.

بهترین ابزارهای مدیریت اسناد

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد هر یک از این سیستم ها را در بخش های بعدی بخوانید.

1. گذرنامه SolarWinds (GET DEMO)

گذرنامه توسط SolarWinds با هدف ارائه دهندگان خدمات مدیریت شده و توسط این بازار عرضه می شود SolarWinds MSP تقسیم پیشنهاد این است که MSP ها از سیستم مدیریت اسناد هم برای مستندات شخصی خود استفاده کنند و هم به عنوان یک سرویس اضافه شده که برای مشتریان خود قابل اصلاح است..

هیچ دلیلی وجود ندارد که شرکتها نباید سیستم را برای استفاده شخصی خود مستقیماً خریداری کنند. این هست سرویس مبتنی بر ابر و از این طریق از هر سیستم عامل از طریق یک مرورگر قابل دسترسی است.

مجموعه Pasportal شامل یک مدیر رمز عبور و همچنین یک مدیر اسناد می باشد. این بسته اصلی Passportal است بنابراین نمی توان فقط در ابزار مدیریت اسناد ، که به آن گفته می شود مشترک شوید. مدیر اسناد SolarWinds.

مدیر اسناد SolarWinds چیزی بیش از یک سیستم ذخیره سازی فایل ابری است ، اگرچه فضای سرور در بسته گنجانده شده است. این خدمات شامل انتشار چارچوب هایی برای انواع مختلف مستندات است. به عنوان مثال ، ایجاد یک پایگاه دانش آنلاین برای کاربران در سیستم Passportal بسیار آسان است. ابزار شامل مجموعه ویرایش و همچنین اجازه بارگذاری اسناد در سیستم ذخیره فایل.

سیستم ذخیره فایل است محافظت شده با رمزگذاری و دسترسی فقط توسط حسابهای کاربری محافظت شده با رمز عبور مجاز است.

این سیستم برای ایجاد اسناد اطلاعات تیمی و سیستم های اطلاعاتی کاربر و همچنین مدیریت اسناد سازمانی بسیار عالی است. اگر همچنین به ابزار مدیریت رمز عبور در بسته علاقه مند هستید ، این ابزار می تواند با آن ادغام شود دایرکتوری فعال و LDAP سیستم هایی برای پیوستن به حقوق دسترسی کل مشاغل شما در یک مکان.

هزینه پاسپورت برای آن هزینه شده است توسط اشتراک در هر کاربر, پیش پرداخت ماهانه برای استفاده از خدمات نیازی به انعقاد قرارداد نیست و حداقل نیاز به مدت اشتراک حداقل وجود دارد. این سیستم چند اجاره ای است ، بنابراین اگر MSP ها می خواهند مدیر اسناد SolarWinds را به مشتریان خود بفروشند ، می توانند به هرکدام از آنها فضای ذخیره شده تقسیم شده خود را که برای هر مشتری جدا نگه داشته می شود ، اختصاص دهند. تو می توانی درخواست نسخه ی نمایشی در وب سایت خود.

SolarWinds PassportalGet Demo

2. چسب IT

چسب IT است سرویس مبتنی بر ابر و بسیار شبیه به Passportal است زیرا مدیریت رمز و مدیریت اسناد را نیز در هم می آمیزد. این ابزار نیز مانند Passportal به ارائه دهندگان خدمات مدیریت شده در بازار عرضه می شود ، اما نسخه ای نیز دارد که با هدف خرید مستقیم توسط شرکت های کاربر نهایی انجام می شود. به آن نسخه گفته می شود MyGlue و می توان آن را توسط MSP ها به عنوان افزونه IT چسب خریداری کرد ، یا به عنوان یک بسته مستقل مشترک شد. چسب IT است متعلق به Kaseya, همچنین نرم افزار RMM و PSA را برای MSP ها تولید می کند.

و همچنین امکان بارگذاری و ذخیره اسناد در سیستم IT Glue ، رابط کاربری شامل ویرایشگر پایگاه دانش / ویکی سبک است ، که به تیمها کمک می کند تا از طریق یک ساختار راهنمایی منابع اطلاعاتی را ایجاد کنند. ویرایشگرها شامل قالب هایی برای انواع مختلف اسناد و مدارک هستند و در هنگام تهیه اسناد جدید درون سکو ، به عنوان راهنمای عمل می کنند. امکان استقرار چارچوب برای فروشگاههای اطلاعاتی ساختار یافته ، مانند ویکی ، از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

بسته IT چسب شامل فضای ذخیره سازی است که برای هر کاربر تقسیم می شود برای دسترسی به اعتبارنامه احتیاج دارد. این حقوق دسترسی را می توان در مدیر رمزعبور که در بستر IT چسب IT ساخته شده است ، مدیریت کرد. ذخیره اسناد رمزگذاری شده است و کلیه نقل و انتقالات بین سایت شما و سیستم ITGlue توسط رمزگذاری نیز محافظت می شود. این شامل بارگیری و بارگیری فایل و همچنین ارتباطات بین نرم افزار کنسول در سرور ITGlue و مرورگرهای کاربرانی است که به داشبورد دسترسی دارند..

بسته IT IT چسب را می توان تقویت کرد مواد افزودنی. سیستم MyGlue یکی از این موارد است. دیگری است سیستم کشف شبکه, که لیست تمامی سخت افزارها و نرم افزارهای موجود در سایت شما را نشان می دهد. این فرایند موجودی از زیرساخت های فناوری اطلاعات شما را ایجاد می کند ، که مرتباً به روز می شود. بنابراین ، می توان از IT چسب برای استفاده استفاده کرد نظارت بر سیستم و همچنین مدیریت اسناد و رمز عبور.

چسب IT است پرداخت شده توسط اشتراک. در سه نسخه بسته بندی شده است: پایه ای, انتخاب کنید, و شرکت، پروژه – کلیه برنامه ها شامل بستر اسناد می باشد. هر ماه در هر کاربر هزینه دریافت می شود.

3. ITBoost

ITBoost دیگری است سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر که به MSP ها بازاریابی می شود ، اما می تواند توسط بخش های داخلی IT نیز مورد استفاده قرار گیرد. خدمات است متعلق به ConnectWise, که همچنین سیستم های مدیریت زیرساخت و نرم افزار پشتیبانی MSP را تولید می کند. ITBoost نیز مانند ITGlue و Passportal ، یک مدیر رمز عبور را نیز شامل می شود.

داشبورد سرپرست این سرویس شامل می شود مانیتور برای فضای ذخیره سازی اسناد که همراه با بسته است. هدف اصلی این سیستم مستند سازی ایجاد و نگهداری از a دانش محور. با این وجود ، لازم نیست همه اسناد در دسترس کاربران قرار بگیرند. این سیستم امکان واردات یا صادرات اسناد را می دهد و همچنین می توان اسناد را خصوصی نگه داشت و در اختیار دانش دانش قرار نداد که توسط کاربران قابل مشاهده باشد..

این سیستم ایجاد دسته های مختلف را قادر می سازد گروه های اسناد, مانند مشاوره برای کاربران ، و راهنماهای استفاده داخلی توسط MSP یا کارمندان بخش IT. نمونه ای از اسناد وزارتخانه می تواند روشهای استاندارد عملکردی (SOP) باشد. راهنماهای کاربر به پایگاه دانش کاربر گرا اضافه می شود. دسته سوم یک پایگاه دانش است که برای استفاده مشتریان شرکتهای مشتری در خدمت MSP در نظر گرفته شده است. این طبقه همچنین شامل می شود فرم های بازخورد برای این که مشتریان کیفیت کالاها ، خدمات یا پشتیبانی از دریافتی خود را تکمیل و رتبه بندی کنند.

پلت فرم ITBoost را شامل می شود ویرایشگر اسناد که امکان ایجاد اسناد در محیط را فراهم می کند. این سیستم می تواند به عنوان یک فروشگاه اصلی اسناد یا به عنوان یک سیستم پشتیبان / زنده استفاده شود ، با کمک اسناد اصلی در یک فروشگاه اسناد جداگانه در محل یا در یک سرویس ذخیره سازی دیگر ابری.

فروشگاه های داده با همه محافظت می شوند رمزگذاری مانند همه ارتباطات بین کاربر و سرورهای ITBoost. اسناد توسط کنترل تجدید نظر محافظت می شوند.

این طرح شامل سایر ویژگی های مدیریت سیستم ، مانند موارد زیر است کنترل پیکربندی و تهیه نسخه پشتیبان. همچنین وجود دارد مدیریت گواهی SSL ویژگی در سیستم عامل.

ITBoost با برخی از سیستم های مدیریت سیستم ConnectWise مانند ، ادغام می شود ConnectWise Control, ConnectWise Automate, و ConnectWise مدیریت. همچنین با MSP RMM و نرم افزار PSA تولید شده توسط سایر ارائه دهندگان مانند SolarWinds ، Pulseway ، Atera و Kaseya ادغام خواهد شد. ITBoost در یک آزمایش رایگان 14 روزه در دسترس است.

4- تلاقی

تلاقی, توسط اطلس, به طور گسترده ای برای اسناد پروژه IT استفاده می شود. به خوبی با آن ادغام می شود جیرا, که ابزاری برای مدیریت پروژه است که توسط همین شرکت تولید شده است. بنابراین اگر به دنبال یک سیستم ذخیره سازی اسناد مدیریت پروژه هستید ، این ابزار مدیریت اسناد یک انتخاب خاص خواهد بود. ترکیب ترکیبی و جیرا مخصوصاً مناسب است پروژه های توسعه چابک.

سیستم تلاقی است سرویس مبتنی بر ابر که شامل فضای ذخیره سازی اسناد است. این نرم افزار همچنین به عنوان نرم افزار داخلی ارائه می شود. بارگیری اسناد در فروشگاه اسناد و همچنین امکان پذیر است آنها را وارد سیستم ارائه اسناد کنید این بخشی از سکوی تلاقی است. تولید اسناد در ویرایشگرهای Confluence متداول تر و سپس ذخیره کردن متن در سیستم Confluence به عنوان بخشی از ساختار ارائه اسناد است..

ویرایشگر شامل قالبهایی است که مانند سیستم CSS برای وب سایتها عمل می کنند و آنها را تحمیل می کنند قالب ارائه مداوم برای مجموعه سند. در واقع ، محصول نهایی یک سند Confluence بسیار شبیه صفحه وب است.

علاوه بر تشکیل یک پایه اسناد ، سیستم Confluence امکان ایجاد آن را نیز شامل می شود صفحات همکاری تیم. اینها شامل انجمن های گپ برای هماهنگی کار ، اعلامیه ها و اعلان ها است.

سرویس مبتنی بر ابر در سه نسخه به بازار عرضه می شود و نرم افزار داخلی از طریق دو گزینه خرید در دسترس است.

سه نسخه Cloud Confluence هستند رایگان, استاندارد, و حق بیمه. نسخه رایگان برای مشاغل کوچک مناسب است زیرا سیستم مدیریت اسناد را شامل می شود اما به 10 کاربر محدود است. نسخه های استاندارد و پریمیوم حداکثر 5000 کاربر را برای هر حساب امکان پذیر می کند. نسخه های پرداخت شده شامل ورود به سیستم ممیزی هستند که در صورت پیروی از استاندارد امنیت داده ها به آنها نیاز خواهید داشت. نسخه Premium شامل یک ماژول تحلیلی است. فضای ذخیره سازی با حساب رایگان 2 گیگابایت ، حساب استاندارد شامل 250 گیگابایت و نسخه پریمیوم شامل فضای ذخیره سازی نامحدود است.

نسخه های موجود در محل هستند سرور, با هزینه یک بار بر اساس تعداد کاربران ، و  مرکز اطلاعات, که شامل فضای ذخیره سازی ابری است و هر سال قیمت دارد.

5. مجموعه G-Suite

Google G Suite است یک بسته تجاری مبتنی بر ابر که یک کنسول مدیریت را به تعدادی از محصولات آنلاین Google اضافه می کند که معمولاً رایگان هستند. این ابزارها Gmail ، Hangouts ، تقویم ، اسناد ، برگه ها ، اسلایدها ، نگه داشتن ، فرم ها ، سایت ها و Google Drive هستند. اگرچه این در واقع یک مجموعه بهره وری است ، گنجاندن آن یک سیستم مدیریت و فضای ذخیره ابری این را به یک ابزار مدیریت اسناد تبدیل می کند.

اسناد ، برگه ها و اسلایدها معادل آن هستند Microsoft Word, برتری داشتن, و پاورپوینت. پرونده های ایجاد شده با آن محصولات مایکروسافت می توانند در Google Drive بارگذاری شوند و از طریق آن ذخیره ، مشاهده و به اشتراک گذاشته شوند. با این وجود ، برای به دست آوردن ویژگی های همکاری کامل ، لازم است که این اسناد را در قالب معادل Google وارد کنید ، که انجام آن بسیار آسان است.

کنسول مدیر اسناد به یک سرپرست این امکان را می دهد تا دسترسی به یک بخش خصوصی از فضای ذخیره سازی Google Drive شرکت را صادر کند. سیستم G Suite شامل حاشیه نویسی سند و کنترلهایی که به خالق داده شده است بر اینکه چه کسی به یک سند دسترسی دارد و چه میزان دسترسی دیگران به آن وجود دارد. آ مدیریت دستگاه تلفن همراه ابزار موجود در مدیر اسناد نحوه دستیابی هر سند از دستگاه های تلفن همراه را کنترل و گزارش می کند. اسناد حذف شده قابل بازیابی هستند و همه تغییرات ثبت می شوند و این امکان را می دهد که اسناد به نسخه های قبلی برگردانده شوند.

مجموعه G در سه نسخه موجود است: پایه ای, کسب و کار, و شرکت، پروژه. همه این موارد شامل کنسول مدیریت اسناد و سیستم مدیریت رمزعبور کاربر با طاق رمز عبور هستند. نسخه Basic دارای 30 گیگابایت فضای ذخیره سازی است ، در حالی که نسخه های Business و Enterprise دارای فضای نامحدودی برای ذخیره سازی ابر هستند. گوگل برای هر طرح یک آزمایش 14 روزه رایگان ارائه می دهد.

6. سوئیت اداری Zoho

سوئیت اداری Zoho بسته نرم افزاری بهره وری آنلاین است که عناصر موجود در آن را منعکس می کند Microsoft Office.  این سرویس می تواند به صورت رایگان توسط افراد استفاده شود ، اما مشاغل برای به دست آوردن آن باید سیستم را بپردازند توابع مدیریت تیم و اسناد اضافه شده است. نسخه تیم این سیستم برای استفاده حداکثر تا پنج کاربر رایگان است.

کنسول مدیریت از Zoho Office Suite امکان تنظیم حساب های کاربر در فضای ذخیره سازی را فراهم می کند. دسترسی به ذخیره سازی نیز به عنوان حساب های ویرایشگر اسناد دو برابر می شود. کاربران می توانند بارگذاری اسناد در پوشه های آنها یا ایجاد اسناد جدید. هر صاحب سند حق دارد اجازه دسترسی به دیگران را بدهد و اقداماتی را که همکاران می توانند بر اساس پرونده به صورت پرونده انجام دهند ، مشخص کند. همچنین امکان تنظیم وجود دارد پوشه های مشترک که بطور خودکار حق دسترسی کامل به اساتید را به اسنادی که در داخل آنها وجود دارد ، می دهد.

به ویرایشگرهای موجود در دفتر Office Zoho گفته می شود نویسنده Zoho, ورق Zoho, و نمایش Zoho؛ اینها با Microsoft Word ، Excel و PowerPoint سازگار هستند. مجموعه نیز شامل می شود نوت بوک Zoho, که شبیه به Microsoft OneNote است. یکی دیگر از ویژگی های کاربر در این سیستم مدیریت اسناد است ضیا ، دستیار مجازی, که خدماتی مانند بررسی طلسم و کمک کاربر را انجام می دهد.

مجموعه Zoho Office توسط هر کاربر در هر ماه از طریق هزینه دریافت می شود. در سه نسخه موجود است: رایگان, استاندارد, و حق بیمه. نسخه رایگان شامل 5 گیگابایت فضای ذخیره سازی ابری برای هر کاربر است. ذخیره سازی اختصاص داده شده به هر کاربر در نسخه استاندارد 100 گیگابایت است و هر کاربر با برنامه Premium 1 TB فضای دریافت می کند. هر دو برنامه استاندارد و حق بیمه می توانند در یک آزمایش 15 روزه رایگان آزمایش شوند.

7. Cloud DocuWare

DocuWare Cloud یک سیستم مدیریت اسناد خالص است – ویرایشگرهای آنلاین را برای ایجاد اسناد شامل نمی کند. هدف این سرویس ارائه ذخیره سازی اسناد و توابع بایگانی. کاربر پس از ایجاد اسناد از طریق برنامه هایی مانند Microsoft Word ، کاربر آنها را در حالت شخصی بارگذاری می کند “سینی“در فضای ذخیره سازی ابر. آن سینی فضای شخصی برای آن کاربر است. سینی را می توان به عنوان یک پوشه در Windows Explorer کاربر تنظیم کرد به گونه ای که با ذخیره اسناد به طور خودکار آنها را بارگذاری می کند و برنامه های موجود در دسک تاپ بلافاصله بدون نیاز به بارگیری در ابتدا به اسناد ذخیره شده در ابر دسترسی پیدا می کنند..

یک بار در ابر, اسناد را می توان به اشتراک گذاشت با ارسال پیوند به جای ارسال یک نسخه از سند. انواع فایل ها را می توان در سرور DocuWare از جمله تصاویر اسناد اسکن شده و پرونده های رسانه ای ذخیره کرد. سرور DocuWare خواهد شد فهرست هر پرونده, جستجوی آن برای کلمات کلیدی برای بازیابی آسان ، به عنوان مثال در مرحله کشف الکترونیکی یک روش قانونی یا یک حسابرسی.

اگرچه مجموعه کاملی از ویراستاران به سبک مایکروسافت آفیس در بسته DocuWare Cloud وجود ندارد ، این پلتفرم شامل بیننده اسناد. این بیننده دارای برخی از ویژگی های ویرایش ، مانند امکان علامت گذاری به متن و حاشیه نویسی اسناد است.

هم کاربر مالک و هم مدیر می توانند آن را ببینند معیارهای مربوط به هر سند در فروشگاه جزئیاتی از قبیل اندازه پرونده ، تعداد صفحات ، نویسنده و کلمات کلیدی برای پرونده های فردی ، برای هر سینی و برای کل حساب موجود است..

DocuWare Cloud یک سیستم مبتنی بر ابر است و در چهار نسخه موجود است: پایه ای, حرفه ای, شرکت، پروژه, و تصدی بزرگ. تفاوت اصلی بین این ها میزان ذخیره سازی اختصاص یافته به هر یک و تعداد کاربرانی است که هر طرح اجازه می دهد. می توانید در یک محاکمه رایگان 30 روزه به DocuWare Cloud دسترسی پیدا کنید.

انتخاب ابزار مدیریت اسناد

تعریف “مدیریت اسناد“بسیار گسترده است و طیف گسترده ای از گزینه ها را در بر می گیرد. اگر می خواهید یک مجموعه بهره وری تیمی با کنسول سرپرست ، گزینه هایی را در لیست توصیه های ما پیدا کنید. اگر فقط سرویس ذخیره سازی و بایگانی اسناد را با ویژگی های مدیریت دستی و اتوماتیک می خواهید ، آن را نیز پیدا خواهید کرد.

لیست توصیه های ما شامل مدیران اسناد می باشد که برای MSP ها و بخش های فناوری اطلاعات مناسب هستند. ابزارهایی در این لیست وجود دارند که کلیه مستندات را مجدداً مورد استفاده قرار می دهند و آنها را استاندارد سازی می کنند ، آنها را در قالب اصلی خود ذخیره می کنند ، یا ویرایشگرهایی را در اختیار شما قرار می دهند تا بتوانید تمام اطلاعات خود را به صورت یکنواخت ارائه دهید..

چه به یک مدیر اسناد برای ذخیره سازی و چه برای ارائه نیاز داشته باشید ، در میان توصیه های ما راه حل مناسبی خواهید یافت.