Instrumentele de gestionare a documentelor combină facilitățile de stocare cu funcțiile de drepturi de acces. Cele mai bune sisteme permit atât administratorilor, conducătorilor echipei, cât și utilizatorilor individuali să aibă un cuvânt de spus despre modul în care pot fi accesate fișierele din sistem. În mod ideal, sistemul de gestionare a documentelor include, de asemenea, caracteristici de continuitate pentru a permite întreprinderilor să se recupereze de la dezastre.
Există o gamă largă de instrumente de gestionare a documentelor disponibile pe piață astăzi, iar cercetarea tuturor acestora va dura mult timp. Am scurtat sarcina investigării pieței instrumentelor de gestionare a documentelor prin producerea unei liste scurte.
Dacă nu aveți timp să citiți întreaga postare, iată lista noastră cu cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor:
- Pașaport SolarWinds (GET DEMO) Un manager de parole și un manager de documente disponibile din cloud.
- Adeziv IT Manager de documente și parolă bazat pe cloud.
- ITBoost Sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud.
- Confluenţă Un sistem de gestionare a documentelor care este utilizat pe scară largă pentru proiecte IT.
- G-Suite O combinație de Google Drive și Google Docs comercializate către companii.
- Suita Office Zoho Un pachet de editori de documente, stocare și instrumente de gestionare a documentelor.
- DocuWare Cloud Serviciu de stocare, arhivare și gestionare a documentelor bazate pe cloud.
Cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor
Puteți citi mai multe despre fiecare dintre aceste sisteme în secțiunile următoare.
1. Pasaport SolarWinds (GET DEMO)
Pașaport de SolarWinds se adresează furnizorilor de servicii administrate și este comercializat de către SolarWinds MSP Divizia. Propunerea este ca MSP-urile să utilizeze sistemul de gestionare a documentelor atât pentru propria lor documentație, cât și ca un serviciu suplimentar care poate fi remarchetat clienților.
Nu există niciun motiv pentru care companiile nu ar trebui să achiziționeze sistemul direct pentru uz propriu. Aceasta este un serviciu bazat pe cloud și astfel este accesibil din orice sistem de operare printr-un browser.
Suportul pentru pașapoarte include un manager de parole, precum și un manager de documente. Acesta este pachetul de bază al pașaportului, astfel încât nu este posibil să vă abonați doar la instrumentul de gestionare a documentelor, denumit Manager de documente SolarWinds.
SolarWinds Document Manager este mai mult decât un simplu sistem de stocare a fișierelor cloud spațiul serverului este inclus în pachet. Serviciul include publicarea de cadre pentru diferite tipuri de documentație. De exemplu, este foarte ușor să creezi o bază de cunoștințe online pentru utilizatori în cadrul sistemului Pasaport. Instrumentul include o suită de editare precum și permiterea încărcării documentelor în sistemul de stocare a fișierelor.
Sistemul de stocare a fișierelor este protejat cu criptare iar accesul este permis numai de conturile de utilizator protejate prin parolă.
Acest sistem este excelent pentru crearea documentelor de informare a echipei și a sistemelor de informații ale utilizatorilor, precum și pentru gestionarea documentelor corporative. Dacă de asemenea sunteți interesat de utilitatea de gestionare a parolelor din pachet, acest instrument se poate integra cu Director activ și LDAP sisteme pentru unificarea drepturilor de acces ale întregii dvs. afaceri într-o singură locație.
Pașaportul este perceput pentru prin abonament pe utilizator, plătite lunar în avans. Nu este necesară încheierea unui contract pentru a utiliza serviciul și nu este necesară o perioadă minimă de abonament. Sistemul este multi-chiriaș, astfel încât dacă MSP-urile vor să vândă SolarWinds Document Manager clienților lor, pot oferi fiecăruia dintre ei propriul spațiu de stocare segmentat, care este păstrat separat pentru fiecare client. Poti solicitați o demonstrație pe site-ul lor web.
Demonstrație SolarWinds PassportalGet
2. Adeziv IT
Adeziv IT este un serviciu bazat pe cloud și este foarte similară cu Pasaportul, deoarece combină, de asemenea, parola și gestionarea documentelor. Ca și Passportal, acest instrument este comercializat către furnizorii de servicii gestionați, dar are și o versiune care este destinată achiziționării directe de către companiile utilizatorilor finali. Versiunea respectivă se numește MyGlue și poate fi cumpărat de MSP-uri ca un add-on la IT Glue sau abonat la un pachet autonom. IT Glue este deținută de Kaseya, care produce, de asemenea, software RMM și PSA pentru MSP-uri.
Pe lângă faptul că permite încărcarea și stocarea documentelor în sistemul IT Glue, interfața utilizator include o bază de cunoștințe / un editor în stil wiki, care ajută echipele să creeze surse de informații printr-o structură ghidată. Redactorii includ șabloane pentru diferite tipuri de documentație și acestea funcționează ca un ghid atunci când pregătesc noi documente în cadrul platformei. Capacitatea de a implementa un cadru este deosebit de importantă pentru magazinele structurate de informații, cum ar fi Wikis.
Pachetul IT Glue include spațiu de stocare, care este segmentat pe utilizator și necesită acreditări pentru acces. Aceste drepturi de acces pot fi gestionate în cadrul managerului de parole care este încorporat în platforma IT Glue. Stocarea documentelor este criptată și toate transferurile dintre site-ul dvs. și sistemul ITGlue sunt, de asemenea, protejate prin criptare. Aceasta include încărcări și descărcări de fișiere și, de asemenea, comunicațiile dintre software-ul consolei pe serverul ITGlue și browserele utilizatorilor care accesează tabloul de bord.
Pachetul IT Glue poate fi mărit cu add-on-uri. Sistemul MyGlue este unul dintre acestea. Altul este un sistem de descoperire a rețelei, care va enumera toate componentele hardware și software care funcționează pe site-ul dvs. Acest proces creează un inventar al infrastructurii IT, care este actualizat constant. Deci, este posibil să folosiți IT Glue pentru monitorizarea sistemului precum și gestionarea documentelor și parolelor.
IT Glue este plătit prin abonament. Este ambalat în trei ediții: De bază, Selectați, și Afacere – toate planurile includ platforma de documentare. Taxele sunt percepute pe utilizator pe lună.
3. ITBoost
ITBoost este alta sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud care este comercializat către MSP-uri, dar ar putea fi folosit și de departamentele IT interne. Serviciul este detinut de ConnectWise, care produce, de asemenea, sisteme de gestionare a infrastructurii și software de suport MSP. Ca ITGlue și Passportal, ITBoost include și un manager de parole.
Tabloul de bord al serviciului include administratorul un monitor pentru spațiul de stocare a documentelor care este inclus în pachet. Scopul principal al acestui sistem de documentare este crearea și întreținerea unui bază de cunoștințe. Cu toate acestea, nu toate documentele trebuie să fie puse la dispoziția utilizatorilor. Sistemul permite importul sau exportul documentelor și este posibil, de asemenea, păstrarea documentelor private și care nu sunt puse la dispoziția bazei de cunoștințe vizibile de către utilizatori..
Sistemul permite crearea diferitelor categorii de grupuri de documente, cum ar fi sfaturi pentru utilizatori și ghiduri de utilizare internă de către personalul departamentului IT sau MSP. Un exemplu de documente departamentale ar fi procedurile de operare standard (POS). Ghidurile utilizatorului vor fi adăugate la baza de cunoștințe orientată către utilizator. O a treia categorie este o bază de cunoștințe care este destinată utilizării de către clienții companiilor client deservite de un MSP. Această categorie include de asemenea formulare de feedback pentru ca clienții să completeze și să-și acorde evaluările cu privire la calitatea bunurilor, serviciilor sau suportului pe care l-au primit.
Platforma ITBoost include editori de documente care permit crearea de documente în mediu. Sistemul poate fi utilizat ca un depozit primar de documente sau ca sistem de rezervă / live, documentele originale ajută într-un depozit de documente separat la fața locului sau pe un alt serviciu de stocare în cloud.
Magazinele de date sunt protejate criptare la fel ca toate comunicările dintre utilizator și serverele ITBoost. Documentele sunt protejate de controale de revizuire.
Planul include alte caracteristici de gestionare a sistemului, cum ar fi control de configurare și backup. Există, de asemenea, un Managementul certificatelor SSL caracteristică pe platformă.
ITBoost se integrează cu unele dintre sistemele de administrare a sistemului ConnectWise, cum ar fi ConnectWise Control, Automatizare ConnectWise, și ConnectWise Manage. De asemenea, se va integra cu software-ul MSP RMM și PSA produs de alți furnizori, precum SolarWinds, Pulseway, Atera și Kaseya. ITBoost este disponibil pentru o probă gratuită de 14 zile.
4. Confluența
Confluenţă, de Atlassian, este utilizat pe scară largă pentru documentarea proiectelor IT. Se integrează bine cu Jira, care este un instrument de management de proiect produs de aceeași companie. Prin urmare, acest instrument de gestionare a documentelor ar fi o alegere deosebit de bună dacă căutați un sistem de stocare a documentațiilor de management de proiect. Combinația Confluence și Jira este deosebit de potrivită pentru proiecte de dezvoltare agile.
Sistemul Confluence este un serviciu bazat pe cloud care include spațiu de stocare a documentelor. Este disponibil și ca software local. Este posibil să încărcați documente în depozitul de documente și de asemenea importați-le în sistemul de prezentare a documentelor aceasta face parte din platforma de confluență. Este mai frecvent să produci documentație în editorii Confluence și apoi să stochezi textul în sistemul Confluence ca parte a unei structuri de prezentare a documentelor.
Editorul include șabloane, care acționează ca sistemul CSS pentru site-uri și impun un format de prezentare consecvent pentru suita de documente. De fapt, produsul final al unui document Confluence arată foarte mult ca o pagină web.
Pe lângă formarea unei baze de documente, sistemul Confluence include facilitatea de a crea pagini de colaborare în echipă. Acestea includ forumuri de chat pentru coordonarea sarcinilor, anunțuri și notificări.
Serviciul bazat pe cloud este comercializat în trei ediții, iar software-ul local este disponibil prin două opțiuni de achiziție.
Cele trei ediții Cloud Confluence sunt Liber, Standard, și premiu. Versiunea gratuită este potrivită pentru întreprinderile mici, deoarece include sistemul de gestionare a documentelor, dar este limitată la 10 utilizatori. Versiunile Standard și Premium permit până la 5.000 de utilizatori pe cont. Versiunile plătite includ jurnalul de audit, de care veți avea nevoie dacă urmați un standard de securitate a datelor. Ediția Premium include un modul de analiză. Spațiul de stocare inclus în contul Gratuit este de 2 GB, contul Standard include 250 GB, iar ediția Premium include spațiu de stocare nelimitat.
Versiunile locale sunt Server, cu o taxă unică în funcție de numărul de utilizatori și Centru de date, care include stocare de rezervă în cloud și are un preț pe an.
5. G-Suite
Google G Suite este un pachet de afaceri bazat pe cloud care adaugă o consolă de administrare la o serie de produse online Google care sunt de obicei gratuite. Aceste instrumente sunt Gmail, Hangouts, Calendar, Documente documente, Foi, diapozitive, Keep, Formulare, Site-uri și Google Drive. Deși aceasta este în esență o suită de productivitate, includerea un sistem de management și Stocare in cloud face din acesta un instrument de gestionare a documentelor.
Documente, foi și diapozitive sunt echivalentul Microsoft Word, excela, și Power Point. Fișierele create cu acele produse Microsoft pot fi încărcate pe Google Drive și stocate, vizualizate și partajate prin intermediul acestuia. Cu toate acestea, pentru a obține funcții de colaborare completă, este necesar să importați aceste documente în formatul echivalent Google, lucru ușor de făcut.
Consola managerului de documente permite unui administrator să emită credențiale pentru accesul la o zonă privată, segmentată din spațiul de stocare Google Drive al companiei. Sistemul G Suite include adnotarea documentelor și controale acordate creatorului asupra celui care are acces la un document și a gradului de acces al altora. A gestionarea dispozitivelor mobile instrumentul din managerul de documente controlează și înregistrează modul în care fiecare document este accesat de pe dispozitive mobile. Documentele șterse pot fi restaurate și toate modificările sunt înregistrate, permițând redarea documentelor la versiunile anterioare.
G Suite este disponibil în trei ediții: De bază, Afaceri, și Afacere. Toate includ consola de administrare a documentelor și un sistem de gestionare a parolelor utilizatorului cu o parolă de parolă. Ediția de bază are 30 GB stocare, în timp ce edițiile Business și Enterprise au spațiu nelimitat de stocare în cloud. Google oferă o probă gratuită de 14 zile pentru fiecare plan.
6. Suita Office Zoho
Suita Office Zoho este un pachet online de software de productivitate care reflectă elementele conținute în Microsoft Office. Serviciul poate fi utilizat gratuit de către persoane fizice, dar întreprinderile trebuie să plătească pentru sistem pentru a obține adăugarea funcțiilor de echipă și gestionare a documentelor. Versiunea echipei a sistemului este liberă de a folosi până la cinci utilizatori.
consola de administrare din Zoho Office Suite permite configurarea conturilor de utilizator pe spațiul de stocare. Accesul la stocare se dublează, de asemenea, ca conturi de editor de documente. Utilizatorii pot încărcați documente în dosarele lor sau creează documente noi. Fiecare proprietar de document are dreptul de a permite accesul altora și de a specifica acțiunile pe care acești colegi le pot efectua de la un fișier la fiecare. Este de asemenea posibil să configurați foldere partajate care oferă automat participanților drepturi complete de acces la documentele stocate în cadrul acestora.
Redactorii din cadrul Zoho Office Suite sunt numiți Zoho Writer, Foaie Zoho, și Show Zoho; acestea sunt compatibile cu Microsoft Word, Excel și PowerPoint. Suita include de asemenea Notebook Zoho, care este similar cu Microsoft OneNote. O altă caracteristică de utilizator din acest sistem de gestionare a documentelor este Zia, asistent virtual, care efectuează servicii precum verificarea ortografică și ajutorul utilizatorilor.
Suita Zoho Office este taxată prin abonament pe utilizator pe lună. Este disponibil în trei ediții: Liber, Standard, și premiu. Versiunea gratuită include 5 GB spațiu de stocare cloud pentru fiecare utilizator. Spațiul de stocare alocat fiecărui utilizator în versiunea Standard este de 100 GB și fiecare utilizator primește 1 TB de spațiu cu planul Premium. Atât planurile Standard cât și cele premium pot fi testate într-o probă gratuită de 15 zile.
7. DocuWare Cloud
DocuWare Cloud este un sistem pur de gestionare a documentelor – nu include editori online pentru crearea de documente. Acest serviciu își propune să ofere funcții de stocare și arhivare a documentelor. După crearea documentelor printr-o aplicație, cum ar fi Microsoft Word, utilizatorul le încarcă într-un „personaltavă”În stocarea în cloud. Acea tavă este spațiul personal pentru acel utilizator. Tava poate fi configurată ca un folder în Windows Explorer al utilizatorului, astfel încât salvarea documentelor le încarcă automat, iar aplicațiile de pe desktop să aibă acces instantaneu la documentele stocate în cloud, fără a fi nevoie să le descarci mai întâi.
Odată ajuns în nor, documentele pot fi partajate prin trimiterea unui link mai degrabă decât prin trimiterea prin e-mail a unei copii a documentului. Toate tipurile de fișiere pot fi stocate pe serverul DocuWare, inclusiv imagini cu documente scanate și fișiere media. Serverul DocuWare va indexează fiecare fișier, căutarea cuvintelor sale cheie care să permită regăsirea ușoară, de exemplu în faza de descoperire electronică a unei proceduri legale sau a unui exercițiu de audit.
Deși nu există o suită completă de editori în stil Microsoft Office în pachetul DocuWare Cloud, platforma include: un vizualizator de documente. Acest vizualizator are unele caracteristici de editare, cum ar fi posibilitatea de a marca text și de a adota documente.
Atât proprietarul, cât și administratorul pot vedea valori pentru fiecare document in magazin. Astfel de detalii precum dimensiunea fișierului, numărul de pagini, autorul și cuvintele cheie sunt disponibile pentru fișiere individuale, pentru fiecare tavă și pentru contul în ansamblu..
DocuWare Cloud este un sistem bazat pe cloud și este disponibil în patru ediții: De bază, Pro, Afacere, și Întreprindere mare. Principala diferență între acestea este cantitatea de stocare alocată fiecăruia și numărul de utilizatori pe care fiecare plan le permite. Puteți accesa DocuWare Cloud într-o probă gratuită de 30 de zile.
Alegerea unui instrument de gestionare a documentelor
Definiția „managementul documentelor”Este foarte largă și cuprinde o gamă largă de opțiuni. Dacă doriți o suită de productivitate a echipei cu consola unui administrator, atunci veți găsi opțiuni în lista noastră de recomandări. Dacă doriți doar stocarea și arhivarea documentelor cu funcții de gestionare automată și manuală, veți găsi și asta.
Lista noastră de recomandări include managerii de documente potriviți pentru MSP-uri și departamente IT. Există instrumente din această listă care vor reformata și standardiza toată documentația, le vor stoca în formatul lor original sau vor oferi editori care vă vor permite să prezentați toate informațiile în mod uniform.
Fie că aveți nevoie de un manager de documente pentru stocare sau prezentare, veți găsi soluția potrivită printre recomandările noastre.
onament. În general, Pasaportul SolarWinds este o alegere excelentă pentru companiile care doresc să își gestioneze documentele într-un mod eficient și sigur.
Translation: Document management tools combine storage facilities with access rights functions. The best systems allow both administrators, team leaders, and individual users to have a say in how files can be accessed from the system. Ideally, the document management system also includes continuity features to allow businesses to recover from disasters. There is a wide range of document management tools available on the market today, and researching all of them will take a long time. We have shortened the task of investigating document management tools by producing a shortlist. If you dont have time to read the entire post, here is our list of the best document management tools: SolarWinds Passport (GET DEMO), Sticky IT, ITBoost, Confluence, G-Suite, Zoho Office Suite, DocuWare Cloud. SolarWinds Passport is aimed at managed service providers and is marketed by the SolarWinds MSP Division. The proposal is for MSPs to use the document management system for both their own documentation and as an additional service that can be rebranded to clients. There is no reason why companies should not purchase the system directly for their own use. This is a cloud-based service and is thus accessible from any operating system through a browser. Passport support includes a password manager as well as a document manager. This is the basic package of the passport, so it is not possible to subscribe only to the document management tool, called SolarWinds Document Manager. SolarWinds Document Manager is more than just a simple cloud file storage system, the server space is included in the package. The service includes publishing frameworks for different types of documentation. For example, it is very easy to create an online knowledge base for users within the Passport system. The tool includes a suite of editing as well as allowing the uploading of documents to the file storage system. The file storage system is encrypted and access is only allowed by password-protected user accounts. This system is excellent for creating team information documents and user information systems, as well as managing corporate documents. If you are also interested in the password management utility in the package, this tool can integrate with Active Directory and LDAP systems to unify access rights for your entire business in one location. Passport is charged per user, paid monthly in advance. No contract is required to use the service and there is no minimum subscription period. Overall, SolarWinds Passport is an excellent choice for companies looking to manage their documents efficiently and securely.